Senin, 09 November 2015
DECISION SUPPORT SYSTEM (DSS)
DECISION
SUPPORT SYSTEM (DSS)
Salah satu jenis sistem aplikasi
yang sangat popular di kalangan manajemen perusahaan adalah Decision Support
System atau disingkat DSS. DSS ni merupakan suatu sistem informasi yang
diharapkan dapat membantu manajemen dalam proses pengambilan keputusan. Hal
yang perlu ditekankan di sini adalah bahwa keberadaan DSS bukan untuk
menggantikan tugas-tugas manajer, tetapi untuk menjadi sarana penunjang (tools)
bagi mereka. DSS sebenarnya merupakan implementasi teori-teori pengambilan
keputusan yang telah diperkenalkan oleh ilmu-ilmu seperti operation research
dan management science. Hanya bedanya adalah bahwa jika dahulu untuk mencari
penyelesaian masalah yang dihadapi harus dilakukan perhitungan iterasi secara
manual (biasanya untuk mencari nilai minimum, maksimum, atau optimum), saat ini
komputer PC telah menawarkan kemampuannya untuk menyelesaikan persoalan yang
sama dalam waktu relatif singkat. Dalam kedua bidang ilmu di atas, dikenal
istilah decision modeling, decision theory, dan decision analysis – yang pada
hakekatnya adalah merepresentasikan permasalah dan manaje-men yang dihadapi
setiap hari ke dalam bentuk kuantitatif (misalnya dalam bentuk model
matematika). Contoh-contoh klasik dari persoalan dalam bidang ini adalah linear
programming, game’s theory, transportation problem, inventory system, decision
tree, dan lain sebagainya. Dari sekian banyak problem klasik yang kerap
dijumpai dalam aktivitas bisnis perusahaan sehari-hari, sebagian dapat dengan
mudah disimulasikan dan diselesaikan dengan menggunakan formula atau
rumus-rumus sederhana. Tetapi banyak pula masalahan yang ada sangat rumit
sehingga membutuhkan kecanggihan komputer. Sprague dan Carlson mendefinisikan
DSS dengan cukup baik, sebagai sistem yang memiliki lima karakteristik utama
DDS, yaitu:
1) Sistem yang berbasis komputer;
2) Dipergunakan untuk membantu para
pengambil keputusan;
3) Untuk memecahkan masalah-masalah
rumit yang “mustahil” dilakukan dengan
kalkulasi manual;
4) Melalui cara simulasi yang
interaktif;
5) Dimana data dan model analisis
sebagai komponen utama.
KOMPONEN DECISION SUPPORT SYSTEM
Secara garis besar DSS dibangun oleh
tiga komponen besar:
1) Database
2) Model Base
3) Software System
Sistem database berisi kumpulan dari
semua data bisnis yang dimiliki perusahaan, baik yang berasal dari transaksi
sehari-hari, maupun data dasar (master file). Untuk keperluan DSS, diperlukan
data yang relevan dengan permasalahan yang hendak dipecahkan melalui simulasi.
Komponen kedua adalah Model Base atau suatu model yang merepresentasikan
permasalahan ke dalam format kuantitatif (model matematika sebagai contohnya)
sebagai dasar simulasi atau pengambilan keputusan, termasuk di dalamnya tujuan
dari permasalahan (obyektif), komponen-komponen terkait, batasan-batasan yang
ada (constraints), dan hal-hal terkait lainnya. Kedua komponen tersebut untuk
selanjutnya disatukan dalam komponen ketiga (software system), setelah
sebelumnya direpresentasikan dalam bentuk model yang “dimengerti” komputer .
Contohnya adalah penggunaan teknik RDBMS (Relational Database Management
System), OODBMS (Object Oriented Database Management System) untuk memodelkan
struktur data. Sedangkan MBMS (Model Base Management System) dipergunakan untuk
mere-presentasikan masalah yang ingin dicari pemecahannya. Entiti lain yang
terdapat pada produk DSS baru adalah DGMS (Dialog Generation and Management
System), yang merupakan suatu sistem untuk memungkinkan terjadinya “dialog”
interaktif antara computer dan manusia (user) sebagai pengambil keputusan.
SISTEM BERBASIS GRAFIK
Dalam merepresenasikan DSS agar
mudah dipergunakan dan dimengeri oleh user (dalam hal ini adalah manajer
perusahaan), format grafik mutlak dipergunakan untuk melengkapi teks yang ada.
Contoh-contoh model grafik yang populer dipergunakan adalah sebagai berikut:
- Time Series Charts – untuk melihat dampak sebuah variable terhadap waktu;
- Bar Charts – untuk memperbandingkan kinerja beberapa entiti;
- Pie Charts – untuk melihat komposisi atau persentasi suatu hal;
- Scattered Diagrams – untuk menganalisa hubungan antara beberapa variabel;
- Maps – untuk merepresentasikan data secara geografis;
- Layouts – untuk menggambarkan lokasi barang secara fisik, seperti pada bangunan dan kantor;
- Hierarchy Charts – untuk menggambarkan struktur organisasi;
- Sequence Charts – untuk merepresentasikan sesuatu dengan logika yang tersetruktur (contohnya adalah diagram flowchart); dan
- Motion Graphics – untuk memperlihat-kan perilaku dari variabel yang diamati denvan cara animasi.
PERKEMBANGAN DSS
DSS yang saat ini populer untuk
digunakan adalah yang berbasis tabel atau spreadsheets, karena para manajer
sudah terbiasa membaca data dengan cara tersebut. Tabel inilah yang menjadi
media manajer dalam “mengkutak-katik” (mengganti atau merubah) variabel yang
ada, di mana hasilnya akan ditampilkan dalam format grafik yang telah
dijelaskan sebelumnya. Untuk keperluan ini, biasanya sebuah stand-alone PC
sudah cukup untuk mengimplementasikannya. Sejalan dengan perkembangan teknologi
informasi, telah banyak ditawarkan aplikasi DSS yang bekerja dalam
infrastruktur jaringan (LAN, WAN, Intranet, Internet, dsb.). Beberapa manajer
pengambil keputusan dihubungkan satu dengan lainnya melalui jaringan komputer, sehingga
dapat saling mempertukarkan data dan informasi untuk keperluan pengambilan
keputusan. Bahkan sudah ada DSS yang diperlengkapi dengan expert system (dibuat
berdasarkan teori kecerdasan buatan = artifial intelligence), sehingga
keputusan bisnis secara langsung dapat dilakukan oleh komputer, tanpa campur
tangan manusia. Siapkah perusahaan mengimplementasikan sistem ini?
DSS (Decision Suport system)
Pengembanag DSS berawal pada akhir
tahun 1960-an dengan adanya pengguna computer secara time-sharing (berdasarkan
pembagian waktu). Pada mulanya seseorang dapat berinteraksi langsung dengan
computer tanpa harus melalui spesialis informasi. Timesharing membuka peluang
baru dalam penggunaan computer. Tidak sampai tahun 1971, ditemukan istilah DSS,
G Anthony Gorry dan Michael S. Scott Morton yang keduanya frofesor MIT,
bersama-sama menulis artikel dalam jurnal yang berjudul “A Framework for
Management Information System” mereka merasakan perlunya ada kerangka untuk
menyalurkan aplikasi computer terhadap pembuatan keputusan manajemen. Gorry dan
Scott Morton mendasarkan kerangka kerjanya pada jenis keputusan menurut Simon
dan tingkat manajemen dari Robert N. Anthony. Anthony menggunakan istilah Strategic
palnning, managemen control dan operational control (perencanaan
strategis, control manajemen, dan control manajemen).
JENIS-JENIS DSS
Aplikasi DSS yang ditawarkan di
pasar sangat beraneka ragam, dari yang paling sederhana (quick-hit DSS) sampai
dengan yang sangat kompleks (institutional DSS). “Quick-Hit DSS” biasanya
ditujukan untuk para manajer yang baru belajar menggunakan DSS (sebagai
pengembangan setelah jenis pelaporan yang disediakan oleh MIS = Management
Information System, satu level sistem di bawah DSS). Biasanya masalah yang
dihadapi cukup sederhana (simple) dan dibutuhkan dengan segera penyelesaiannya.
Misalnya untuk kebutuhan pelaporan (report) atau pencarian informasi (query).
Sistem yang sama biasa pula dipergunakan untuk melakukan analisa sederhana.
Contohnya adalah melihat dampak yang terjadi pada sebuah formulasi, apabila
variabel-variabel atau parameter-parameternya diubah. Di dalam perusahaan, DSS
jenis ini biasanya diimplementasikan dalam sebuah fungsi organisasi yang dapat
berdiri sendiri (berdasarkan data yang dimiliki fungsi organisasi tersebut).
Misalnya adalah DSS untuk menyusun anggaran tahunan, DSS untuk melakukan
kenaikan gaji karyawan, DSS untuk menentukan besanya jam lembur karyawan, dan
lain sebagainya
Usaha berikutnya dalam
mendefinisikan konsep DSS dilakuikan oleh Steven L. Alter. Alter melakukan
study terhadap 56 sistem penunjang keputusan yang digunakan pada waktu itu,
study tersebut memberikan pengetahuan dalam mengidentifikasi enam jenis DSS,
yaitu :
- Retrive information element (memanggil eleman informasi)
- Analyze entries fles (menganali semua file)
- Prepare reports form multiple files (laporan standart dari beberapa files)
- Estimate decisions qonsquences (meramalkan akibat dari keputusan)
- Propose decision (menawarkan keputusan )
- Make decisions (membuat keputusan)
TUJUAN DSS
Dalam DDS terdapat tiga tujuan yang
harus di capai yaitu :
1.
Membantu manajer dalam pembuatan keputusan
untuk memecahkan masalah semi terstruktur
2.
Mendukung keputusan manajer, dan bukannya
mengubah atau mengganti keputusan tersebut
3.
Meningkatkan efektivitas menajer
dalam pembuatan keputusan, dan bukannya peningkatan efisiensi
Tujuan ini berkaitan dengan tiga
prinsip dasar dari konsep DSS, yaitu struktur masalah, dukungan keputusan, dan
efektivitas keputusan. Sistem pendukung pengambilan keputusan kelompok (DSS)
adalah sistem berbasis komputer yang interaktif, yang membantu pengambil
keputusan dalam menggunakan data dan model untuk menyelesaikan masalah yang
tidak terstruktur. Sistem pendukung ini membantu pengambilan keputusan
manajemen dengan menggabungkan data, model-model dan alat-alat analisis yang
kompleks, serta perangkat lunak yang akrab dengan tampilan pengguna ke dalam
satu sistem yang memiliki kekuatan besar (powerful) yang dapat mendukung
pengambilan keputusan yang semi atau tidak terstruktur. DSS menyajikan kepada
pengguna satu perangkat alat yang fleksibel dan memiliki kemampuan tinggi untuk
analisis data penting. Dengan kata lain, DSS menggabungkan sumber daya
intelektual seorang individu dengan kemampuan komputer dalam rangka
meningkatkan kualitas pengambilan keputusan. DSS diartikan sebagai tambahan
bagi para pengambil keputusan, untuk memperluas kapabilitas, namun tidak untuk
menggantikan pertimbangan manajemen dalam pengambilan keputusannya.
Dalam suatu penelitiannya Steven S. Alter mengembangkan satu taksonomi dari enam jenis DSS yang didasarkan pada tingkat dukungan pemecahan masalah. Jenis DSS yang memberikan dukungan paling sedikit adalah jenis yang memungkinkan manajer mengambil hanya sebagian kecil informasi (unsur-unsur informasi). Manajer dalam hal ini dapat bertanya pada database untuk mendapatkan angka/jumlah tingkat penyerapan anggaran pada satu satuan kerja di bawah lingkup kerjanya.
Jenis DSS yang memberikan dukungan yang sedikit lebih tinggi memungkinkan baginya menganalisis seluruh isi file mengenai tingkat penyerapan anggaran pada unit-unit lain yang terkait. Contohnya adalah laporan gaji bulanan pegawai yang disiapkan dari file gaji.
Dukungan yang lebih lagi diberikan oleh sistem yang menyiapkan laporan total penyerapan anggaran biaya pegawai dan tunjangan-tunjangan yang diterimanya yang diolah dari berbagai file sistem penggajian.
DSS juga memungkinkan para manajer untuk melihat dampak-dampak yang mungkin timbul dari berbagai keputusan yang diambil yang disebut model yang dapat memperkirakan dampak sebuah keputusan. Sebagai contoh: Para calon Bupati/Walikota suatu daerah dalam rangka suatu Pilkada menjanjikan akan menggratiskan biaya pendidikan sampai tingkat tertentu atau menggratiskan biaya pengobatan di tingkat Puskemas, maka dampak keputusan tersebut diperkirakan jumlah pemilih akan meningkat secara signifikan, atau justru para pemilih sama sekali tidak mempercayainya karena hanya dianggap sebagai janji kosong belaka. Model tersebut tidak dapat menentukan apakah janji kampanye tersebut merupakan suatu keputusan terbaik, mereka hanya dapat menentukan apa yang mungkin terjadi jika keputusan itu dibuat.
DSS dimaksudkan untuk melengkapi sistem informasi manajemen dalam meningkatkan pengambilan keputusan. Sistem informasi manajemen terutama menyajikan informasi mengenai kinerja aktivitas untuk membantu manajemen memonitor dan mengendalikan kegiatan. Sistem informasi manajemen ini umumnya menghasilkan pelaporan yang terjadwal secara reguler dan tetap, berdasarkan data yang diperoleh dan diikhtisarkan dari sistem pemrosesan kegiatan atau transaksi yang dilaksanakan. Format atau bentuk dari pelaporan-pelaporan ini umumnya sudah ditentukan sebelumnya (baku). Satu bentuk pelaporan berbasiskan sistem informasi manajemen mungkin menunjukkan suatu ikhtisar realisasi penyerapan anggaran per bulan untuk setiap satuan kerja pada suatu instansi. Kadang kala laporan sistem informasi manajemen ini merupakan laporan eksepsi (exception reports), yaitu hanya menyoroti kondisi-kondisi yang khusus. Sistem informasi manajemen yang tradisional umumnya menyajikan pelaporan yang tercetak (hard copy reports).
Dewasa ini, pelaporan yang semacam itu dapat diperoleh secara online melalui intranet dan mungkin lebih banyak lagi laporan yang dapat dihasilkan berdasarkan kebutuhan. Jika MIS menyajikan kepada penggunanya data atau informasi untuk pengambilan keputusan yang sudah pasti dan tetap (terstruktur atau rutin), maka DSS menyajikan seperangkat kemampuan untuk keputusan yang sifatnya tidak terstruktur, di mana DSS lebih menekankan pada pengambilan keputusan atas situasi yang dengan cepat mengalami perubahan, kondisi yang memerlukan fleksibilitas, dan berbagai keputusan untuk respons yang segera.
Ada dua tipe DSS yang dikenal, yaitu: Model-driven DSS dan Data-driven DSS. Jenis DSS yang pertama merupakan suatu sistem yang berdiri sendiri terpisah dari sistem informasi organisasi secara keseluruhan. DSS ini sering dikembangkan langsung oleh masing-masing pengguna dan tidak langsung dikendalikan dari divisi sistem informasi. Kemampuan analisis dari DSS ini umumnya dikembangkan berdasarkan model atau teori yang ada dan kemudian dikombinasikan dengan tampilan pengguna yang membuat model ini mudah untuk digunakan.
Contoh dari model-driven DSS ini yang dipergunakan di perusahaan pelayaran yaitu voyage estimating decision support systems. DSS ini mempunyai kemampuan/kapabilitas untuk menghitung rincian pelayaran baik untuk masalah keuangan maupun perhitungan teknis. Penghitungan aspek keuangan meliputi biaya untuk pelayaran (bahan bakar, upah pekerja, dan modal yang dibutuhkan), tarif angkut untuk berbagai tipe pengiriman kargo, dan biaya pelabuhan. Rincian teknis meliputi faktor-faktor yang berhubungan dengan masalah pelayaran, seperti: kapasitas kargo, kecepatan, jarak, konsumsi bahan bakar dan kebutuhan air, serta pola bongkar muat. Sistem ini dapat menjawab berbagai pertanyaan, seperti: Kapal mana yang digunakan untuk memberikan keuntungan yang maksimum? Berapa kecepatan optimal yang dapat memaksimumkan keuntungan? Apa tipe dari bongkar muat yang optimal? DSS ini dapat dioperasikan dalam sebuah desktop komputer yang menyajikan sistem menu yang membuat pengguna mudah untuk memasukkan data atau mendapatkan informasi.
Jenis DSS yang kedua, data-driven DSS, menganalisis sejumlah besar data yang ada atau tergabung di dalam sistem informasi organisasi. DSS ini membantu untuk proses pengambilan keputusan dengan memungkinkan para pengguna untuk mendapatkan informasi yang bermanfaat dari data yang tersimpan di dalam database yang besar. Banyak organisasi atau perusahaan mulai membangun DSS ini untuk memungkinkan para pelanggannya memperoleh data dari website-nya atau data dari sistem informasi organisasi yang ada.
Decision Support Systems meliputi berbagai komponen yang termuat di dalam sistem pendukung ini, yaitu:
Dalam suatu penelitiannya Steven S. Alter mengembangkan satu taksonomi dari enam jenis DSS yang didasarkan pada tingkat dukungan pemecahan masalah. Jenis DSS yang memberikan dukungan paling sedikit adalah jenis yang memungkinkan manajer mengambil hanya sebagian kecil informasi (unsur-unsur informasi). Manajer dalam hal ini dapat bertanya pada database untuk mendapatkan angka/jumlah tingkat penyerapan anggaran pada satu satuan kerja di bawah lingkup kerjanya.
Jenis DSS yang memberikan dukungan yang sedikit lebih tinggi memungkinkan baginya menganalisis seluruh isi file mengenai tingkat penyerapan anggaran pada unit-unit lain yang terkait. Contohnya adalah laporan gaji bulanan pegawai yang disiapkan dari file gaji.
Dukungan yang lebih lagi diberikan oleh sistem yang menyiapkan laporan total penyerapan anggaran biaya pegawai dan tunjangan-tunjangan yang diterimanya yang diolah dari berbagai file sistem penggajian.
DSS juga memungkinkan para manajer untuk melihat dampak-dampak yang mungkin timbul dari berbagai keputusan yang diambil yang disebut model yang dapat memperkirakan dampak sebuah keputusan. Sebagai contoh: Para calon Bupati/Walikota suatu daerah dalam rangka suatu Pilkada menjanjikan akan menggratiskan biaya pendidikan sampai tingkat tertentu atau menggratiskan biaya pengobatan di tingkat Puskemas, maka dampak keputusan tersebut diperkirakan jumlah pemilih akan meningkat secara signifikan, atau justru para pemilih sama sekali tidak mempercayainya karena hanya dianggap sebagai janji kosong belaka. Model tersebut tidak dapat menentukan apakah janji kampanye tersebut merupakan suatu keputusan terbaik, mereka hanya dapat menentukan apa yang mungkin terjadi jika keputusan itu dibuat.
DSS dimaksudkan untuk melengkapi sistem informasi manajemen dalam meningkatkan pengambilan keputusan. Sistem informasi manajemen terutama menyajikan informasi mengenai kinerja aktivitas untuk membantu manajemen memonitor dan mengendalikan kegiatan. Sistem informasi manajemen ini umumnya menghasilkan pelaporan yang terjadwal secara reguler dan tetap, berdasarkan data yang diperoleh dan diikhtisarkan dari sistem pemrosesan kegiatan atau transaksi yang dilaksanakan. Format atau bentuk dari pelaporan-pelaporan ini umumnya sudah ditentukan sebelumnya (baku). Satu bentuk pelaporan berbasiskan sistem informasi manajemen mungkin menunjukkan suatu ikhtisar realisasi penyerapan anggaran per bulan untuk setiap satuan kerja pada suatu instansi. Kadang kala laporan sistem informasi manajemen ini merupakan laporan eksepsi (exception reports), yaitu hanya menyoroti kondisi-kondisi yang khusus. Sistem informasi manajemen yang tradisional umumnya menyajikan pelaporan yang tercetak (hard copy reports).
Dewasa ini, pelaporan yang semacam itu dapat diperoleh secara online melalui intranet dan mungkin lebih banyak lagi laporan yang dapat dihasilkan berdasarkan kebutuhan. Jika MIS menyajikan kepada penggunanya data atau informasi untuk pengambilan keputusan yang sudah pasti dan tetap (terstruktur atau rutin), maka DSS menyajikan seperangkat kemampuan untuk keputusan yang sifatnya tidak terstruktur, di mana DSS lebih menekankan pada pengambilan keputusan atas situasi yang dengan cepat mengalami perubahan, kondisi yang memerlukan fleksibilitas, dan berbagai keputusan untuk respons yang segera.
Ada dua tipe DSS yang dikenal, yaitu: Model-driven DSS dan Data-driven DSS. Jenis DSS yang pertama merupakan suatu sistem yang berdiri sendiri terpisah dari sistem informasi organisasi secara keseluruhan. DSS ini sering dikembangkan langsung oleh masing-masing pengguna dan tidak langsung dikendalikan dari divisi sistem informasi. Kemampuan analisis dari DSS ini umumnya dikembangkan berdasarkan model atau teori yang ada dan kemudian dikombinasikan dengan tampilan pengguna yang membuat model ini mudah untuk digunakan.
Contoh dari model-driven DSS ini yang dipergunakan di perusahaan pelayaran yaitu voyage estimating decision support systems. DSS ini mempunyai kemampuan/kapabilitas untuk menghitung rincian pelayaran baik untuk masalah keuangan maupun perhitungan teknis. Penghitungan aspek keuangan meliputi biaya untuk pelayaran (bahan bakar, upah pekerja, dan modal yang dibutuhkan), tarif angkut untuk berbagai tipe pengiriman kargo, dan biaya pelabuhan. Rincian teknis meliputi faktor-faktor yang berhubungan dengan masalah pelayaran, seperti: kapasitas kargo, kecepatan, jarak, konsumsi bahan bakar dan kebutuhan air, serta pola bongkar muat. Sistem ini dapat menjawab berbagai pertanyaan, seperti: Kapal mana yang digunakan untuk memberikan keuntungan yang maksimum? Berapa kecepatan optimal yang dapat memaksimumkan keuntungan? Apa tipe dari bongkar muat yang optimal? DSS ini dapat dioperasikan dalam sebuah desktop komputer yang menyajikan sistem menu yang membuat pengguna mudah untuk memasukkan data atau mendapatkan informasi.
Jenis DSS yang kedua, data-driven DSS, menganalisis sejumlah besar data yang ada atau tergabung di dalam sistem informasi organisasi. DSS ini membantu untuk proses pengambilan keputusan dengan memungkinkan para pengguna untuk mendapatkan informasi yang bermanfaat dari data yang tersimpan di dalam database yang besar. Banyak organisasi atau perusahaan mulai membangun DSS ini untuk memungkinkan para pelanggannya memperoleh data dari website-nya atau data dari sistem informasi organisasi yang ada.
Decision Support Systems meliputi berbagai komponen yang termuat di dalam sistem pendukung ini, yaitu:
- DSS database: Kumpulan data berjalan atau historis dari sejumlah aplikasi. Komponen ini digunakan untuk menanyakan dan menganalisis data. Database ini dapat berupa PC database atau massive database.
- DSS software system: Kumpulan dari perangkat lunak yang digunakan untuk menganalisis data, seperti: On-Line Analytical Processing (OLAP) tools, datamining tools, atau kumpulan dari model-model matematika dan analisa yang mudah untuk diakses oleh para pengguna DSS. Model ini dapat berupa model fisik (model rancangan ruang kerja, taman, dan model pesawat terbang), model perhitungan matematika (seperti: persamaan, alogaritma, anuitas, cicilan bunga kredit), atau model verbal (seperti: deskripsi suatu prosedur untuk penulisan suatu perintah kerja/order). Masing-masing DSS dibangun untuk seperangkat tujuan tertentu dan akan menghasilkan berbagai kumpulan model tergantung pada kebutuhan dan tujuannya.
Perangkat lunak sistem DSS yang umum
juga dapat berupa model statistik yang memuat berbagai fungsi statistik, antara
lain: means, medians, deviations, dan scatter plots. Perangkat lunak ini
memiliki kapabilitas untuk memproyeksikan ke depan mengenai outcomes dengan
cara menganalisis sekumpulan data. Perangkat lunak model statistik ini dapat digunakan
untuk membantu membangun hubungan, seperti: menghubungkan produktivitas pegawai
dikaitkan dengan faktor usia, pendapatan yang diterima, atau faktor lain yang
berpengaruh di dalam lingkungan masyarakat. Optimalisasi model menentukan
alokasi sumber-sumber yang optimal untuk memaksimalkan atau meminimalkan
variabel tertentu, seperti: biaya atau waktu.
DSS banyak diterapkan di organisasi-organisasi yang sudah mapan. Banyak cara yang digunakan untuk menerapkan DSS untuk membantu mempertajam proses pengambilan keputusan. Kapabilitas yang melekat pada DSS sangat membantu organisasi-organisasi yang menggunakannya untuk memungkinkan terciptanya koordinasi proses kegiatan baik internal maupun eksternal dengan cara yang lebih akurat.
Pertumbuhan volume kegiatan/transaksi secara elektronis yang meningkat tajam telah mendorong banyak organisasi untuk mengembangkan DSS di mana pelanggan dan pegawai dapat mengambil manfaat dari sumber-sumber informasi yang tersedia di internet dan kapabilitas dari website yang memungkinkan komunikasi untuk berbagai aktivitas.
DSS yang didasarkan pada web dan internet dapat mendukung pengambilan keputusan dengan menyajikan akses online terhadap berbagai database dan informasi dengan menggunakan perangkat lunak untuk analisis data. Beberapa DSS memang difasilitasi untuk membantu manajemen, namun tersedia pula DSS yang mampu untuk menarik pelanggan dengan cara menyediakan berbagai informasi dan alat yang dapat membantu mereka untuk mengambil keputusan pada saat mereka menyeleksi jasa dan produk. Dewasa ini, banyak orang lebih menggunakan informasi yang banyak tersedia dari sumber-sumber yang ditawarkan untuk membantu mengambil keputusan membeli sesuatu, misal: keputusan untuk membeli mobil atau komputer, sebelum berinteraksi langsung dengan petugas penjualannya. Customer decision-support systems (CDSS) sangat membantu pelanggan yang ada atau potensial dalam proses pengambilan keputusan.
Banyak orang tertarik dalam melakukan proses pembelian barang atau jasa menggunakan mesin pencari internet (search engines) atau online catalogs, web directories, e-mail, atau alat-alat lainnya untuk menentukan lokasi informasi yang dibutuhkan dalam rangka membantunya dalam proses pengambilan keputusan. Banyak organisasi atau perusahaan telah mengembangkan website untuk anggota atau pelanggannya yang ada dan potensial di mana berbagai informasi, model, atau alat-alat analisis lain disediakan untuk mengevaluasi alternatif untuk memudahkan pengambilan keputusan yang akan dilakukannya. Web-based DSS telah menjadi sesuatu yang populer dan sangat memberikan manfaat yang besar bagi para anggota atau pelanggan yang dituju organisasi atau perusahaan tersebut.
Dari uraian di atas mengenai DSS, maka beberapa karakteristik dan kapabilitas DSS yang dapat diidentifikasi adalah sebagai berikut:
DSS banyak diterapkan di organisasi-organisasi yang sudah mapan. Banyak cara yang digunakan untuk menerapkan DSS untuk membantu mempertajam proses pengambilan keputusan. Kapabilitas yang melekat pada DSS sangat membantu organisasi-organisasi yang menggunakannya untuk memungkinkan terciptanya koordinasi proses kegiatan baik internal maupun eksternal dengan cara yang lebih akurat.
Pertumbuhan volume kegiatan/transaksi secara elektronis yang meningkat tajam telah mendorong banyak organisasi untuk mengembangkan DSS di mana pelanggan dan pegawai dapat mengambil manfaat dari sumber-sumber informasi yang tersedia di internet dan kapabilitas dari website yang memungkinkan komunikasi untuk berbagai aktivitas.
DSS yang didasarkan pada web dan internet dapat mendukung pengambilan keputusan dengan menyajikan akses online terhadap berbagai database dan informasi dengan menggunakan perangkat lunak untuk analisis data. Beberapa DSS memang difasilitasi untuk membantu manajemen, namun tersedia pula DSS yang mampu untuk menarik pelanggan dengan cara menyediakan berbagai informasi dan alat yang dapat membantu mereka untuk mengambil keputusan pada saat mereka menyeleksi jasa dan produk. Dewasa ini, banyak orang lebih menggunakan informasi yang banyak tersedia dari sumber-sumber yang ditawarkan untuk membantu mengambil keputusan membeli sesuatu, misal: keputusan untuk membeli mobil atau komputer, sebelum berinteraksi langsung dengan petugas penjualannya. Customer decision-support systems (CDSS) sangat membantu pelanggan yang ada atau potensial dalam proses pengambilan keputusan.
Banyak orang tertarik dalam melakukan proses pembelian barang atau jasa menggunakan mesin pencari internet (search engines) atau online catalogs, web directories, e-mail, atau alat-alat lainnya untuk menentukan lokasi informasi yang dibutuhkan dalam rangka membantunya dalam proses pengambilan keputusan. Banyak organisasi atau perusahaan telah mengembangkan website untuk anggota atau pelanggannya yang ada dan potensial di mana berbagai informasi, model, atau alat-alat analisis lain disediakan untuk mengevaluasi alternatif untuk memudahkan pengambilan keputusan yang akan dilakukannya. Web-based DSS telah menjadi sesuatu yang populer dan sangat memberikan manfaat yang besar bagi para anggota atau pelanggan yang dituju organisasi atau perusahaan tersebut.
Dari uraian di atas mengenai DSS, maka beberapa karakteristik dan kapabilitas DSS yang dapat diidentifikasi adalah sebagai berikut:
- Sistem ini memberikan dukungan bagi pengambil keputusan, terutama dalam situasi semi terstruktur atau tidak terstruktur.
- Sistem ini memberikan dukungan untuk berbagai tingkatan manajemen, mulai dari tingkat manajemen puncak hingga ke tingkat manajemen yang paling bawah dan para pegawai lainnya.
- DSS memberikan dukungan untuk beragam tipe dan proses pengambilan keputusan yang harus dilakukan.
- DSS dapat beradaptasi terhadap waktu dan fleksibel; pengguna dapat menambah, menghapus, mengombinasikan, mengubah, atau menata kembali elemen-elemen dasar.
- Tampilan DSS akrab dengan pengguna, memiliki kapabilitas yang besar, dan dirancang agar dapat interaktif sehingga mudah untuk digunakan.
- DSS mampu untuk meningkatkan efektivitas pengambilan keputusan dengan fokus pada keakuratan, ketepatan waktu, dan kualitas hasil, serta mengefisiensikan biaya dalam proses pengambilan keputusan.
- Pengambil keputusan memiliki kendali yang lengkap atas seluruh langkah proses pengambilan keputusan dalam pemecahan masalah.
- Pengguna akhir mampu mengonstruksi dan memodifikasi sistem yang sederhana oleh mereka sendiri. Sedangkan untuk sistem yang lebih besar, biasanya dapat dibangun dengan dukungan dari spesialis sistem informasi.
Selasa, 20 Oktober 2015
Sistem Informasi Manajemen Pada Suatu Perusahaan
Sistem Informasi Manajemen
Pada Suatu Perusahaan
1.1
Pendahuluan
Sistem adalah suatu jaringan kerja dari
prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk
melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Atau
kumpulan elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu. Oleh
karena itu, untuk mencapai tujuan tersebut sistem harus di manajemen dengan
baik agar menghasilkan hasil yang maksimal. Sistem Informasi Manajemen sangat
dibutuhkan suatu perusahaan agar proses sistem dapat berjalan dengan baik
sehingga mendapatkan keuntungan yang maksimal.
Konsep Sistem Informasi Manajemen
Sistem informasi Manajemen (SIM) adalah serangkaian
sub sistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi dan secara rasional
terpadu yang mampu mentransformasi data sehingga menjadi informasi lewat
serangkaian cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan
sifat manajer atas dasar kriteria mutu yang telah ditetapkan. Menurut beberapa
ahli SIM adalah :
- Robert G. Murdick & Joel E Ross
Proses komunikasi
dimana input dan output yang direkam, disimpan dan diproses untuk pengambialn
keputusan, mengenai perancangan, pengoperasian dan pengendalian.
- Gordon B Davis
Sistem manusia dan
mesin yang terpadu untuk menghasilkan informasi guna mendukung operasi
manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dalam suatu organisasi.
Dari definisi diatas dapat diuraikan lebih lanjut
bahwa :
- Sistem Informasi Manajemen memiliki sub-sitem informasi. Sistem Informasi Manajemen adalah serangkaian sub-sistem, dimana sub-sistem tersebut mendukung tercapainya sasaran Sistem Informasi Manajemen dan organisasi sebagian dari sub-sistem berperan hanya dalam satu kegiatan atau lapisan manajemen, sementara yang lainya berperan ganda.
- Sistem Informasi Manajemen di koordinasikan secara terpusat untuk menjamamin bahwa data yang di proses dapat di operasikan secara terencana dan terkoordinasi. Semuanya untuk menjamin bahwa informasi melewati dan menuju sub-sistem yang diperlukan, serta menjamin bahwa sistem informasi bekerja secara efisien.
- Sistem Informasi Manajemen mentransformasikan data kedalam informasi. Apabila data diolah dan berguna bagi manajer untuk tujuan tertentu, maka ia akan menjadi informasi.
- Sistem Informasi Manajemen sesuai dengan gaya manajer Sistem Informasi Manajemen dikembangkan lewat pengenalan atas sifat dan gaya manajerial dari personil yang akan menggunakannya. Para perancang sistem apabila akan mengembangkan Sistem Informasi Manajemen hendaknya mempertimbangkan faktor manusiawi dengan cermat. Apabila tidak demikian, maka sistem yang dihasilkan tidak efektif.
2.1 Penjelasan
SIM adalah serangkaian sub-sistem informasi yang
menyeluruh dan terkoordinasi yang secara rasional mampu menstransformasikan
data sehingga menjadi informasi dengan berbagai cara guna meningkatkan
produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer dasar kriteria mutu
yang telah ditetapkan . Dengan kata lain SIM adalah sebagai suatu sistem
berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan
kebutuhan yang sama. Dalam teori SIM, komputer bukan prasyarat mutlak bagi
sebuah SIM, namun dalam praktek SIM yang baik tidak akan ada tanpa bantuan
kemampuan pemrosesan computer. Bagaimanapun untuk melakukan koordinasi dalam
SIM akan lebih terbantu jika melibatkan computer.
Berbagai perusahaan kini memerlukan SIM. Dengan
pengelolaan SIM yang tepat, tentunya perusahaan berikut akan berkembang. Namun
meskipun telah mengeluarkan biaya yang besar, pengembangan SIM pada suatu
perusahaan tidak berhasil. Oleh karena itu diperlukan evaluasi apa sajakah yang
dapat menyebabkan kegagalan pada pengembangan SIM tersebut.
Sistem
Informasi Manajemen PT. LG Electronic Indonesia
LG
Electronics, Inc (LG) adalah pemimpin global dan inovator dalam teknologi
elektronik konsumen, komunikasi mobile dan home appliances, mempekerjakan lebih
dari 84.000 orang yang bekerja di 112 operasi termasuk 81 anak perusahaan di
seluruh dunia. Pada tahun 2008, penjualan secara global mencapai $ 44.7 milyar,
LG terdiri dari lima unit bisnis – Home Entertainment, Mobile Communications,
Home Appliance, penyejuk udara dan Business Solutions. LG adalah salah satu
terkemuka di dunia produsen panel datar TV, produk audio dan video, mobile
handset, AC dan mesin cuci.
Electronics didirikan
pada tahun 1958 dan sejak itu memimpin jalan ke era digital yang maju berkat
keahlian teknologi manufaktur yang diperoleh oleh banyak home appliances
seperti radio dan TV. LG Electronics telah meluncurkan banyak produk baru,
diterapkan teknologi baru dalam bentuk perangkat mobile dan TV digital di abad
21 dan terus memperkuat statusnya sebagai perusahaan global.
Sistem Informasi Manajemen PT. LG Electronic Indonesia
dalam Mengendalikan Inventori.
PT. LG Electronics
Indonesia memiliki suatu portal yang terdiri dari sistem-sistem yang dapat
diakses oleh semua pegawai PT. LG Electronics Indonesia yang berada di seluruh
Indonesia. Portal tersebut dinamakan LG Electronics Enterprise Portal atau
dapat disingkat dengan LGEP. Seluruh pegawai yang telah memiliki akses resmi
dapat menggunakan portal ini untuk memperoleh data-data yang dibutuhkan. Akses
tersebut berupa e-mail yang didapatkan secara resmi dari PT. LG Electronics
Indonesia. Sehingga dengan log in menggunakan e-mail tersebut ke dalam portal
ini seluruh pegawai akan mendapatkan atau memberikan informasi terbaru mengenai
data-data perusahaan. Namun, portal dan e-mail ini hanya dapat diakses di
lingkungan perusahaan saja.
Yang dibahas dalam
bagian ini adalah suatu system yang digunakan oleh PT. LG Electronics Indonesia
dalam mengendalikan inventori yang dimiliki perusahaan. System tersebut
dinamakan Global Digital Logistic System atau dapat disingkat dengan GDLS.
Sistem ini berfungsi untuk :
Mengetahui pengiriman barang dari pusat ke cabang
perusahaan ataupun sebaliknya, meliputi ekspedisi yang digunakan dalam
pengiriman, barang-barang apa saja yang dikirim dan kapan waktu keberangkatan
dan kedatangan barang setelah sampai di tujuan.
Membuat jadwal-jadwal pengiriman barang dari pusat ke
cabang perusahaan ataupun sebaliknya, meliputi zona tujuan, rute perjalanan dan
no truk yang digunakan untuk melakukan pengiriman.
Mendapatkan informasi mengenai jumlah persediaan
barang yang tersedia di gudang perusahaan baik gudang pusat maupun cabang.
Mengetahui apakah adanya pengembalian barang yang
telah dikirim dikarenakan adanya barang yang tidak laku terjual ataupun barang yang telah rusak/cacat.
Mengetahui berapa nilai barang yang telah dikirim atau
diterima termasuk biaya loading barang ke gudang dan biaya tambahan lainnya.
Sistem ini terdiri dari beberapa subsistem yang
memiliki fungsi berbeda berdasarkan tujuan penggunaan data, antara lain :
- Delivery
Dalam subsistem ini
dapat digunakan untuk membuat jadwal pengiriman barang, untuk mengkonfirmasi
pengiriman barang, untuk mengalokasikan truk yang digunakan untuk pengiriman
barang, untuk mengetahui status pengiriman barang dan untuk mengetahui apakah
ada pengiriman yang tertunda atau keterlambatan atas pengiriman barang.
- Cost
Dalam subsistem ini
dapat digunakan untuk me-manage berbagai faktor-faktor pengiriman (biaya-biaya
lain, kondisi barang, wilayah tujuan, tarif yang digunakan), untuk mengetahui
apabila terjadi kesalahan selama pengiriman, untuk me-manage pengiriman barang
termasuk biaya-biaya atas pengiriman tersebut.
- Stock
Dalam subsistem ini
dapat digunakan untuk mengetahui status penerimaan barang, perhitungan fisik
persediaan barang di gudang dan status persediaan barang.
- Return
Dalam subsistem ini
dapat digunakan untuk mengetahui ada atau tidaknya pengembalian barang yang
tidak laku terjual dan rusak/cacat.
Dampak dari Penerapan Sistem
Informasi Manajemen
Dengan adanya system
GDLS ini, seluruh pegawai PT. LG Electronics Indonesia dapat mengetahui
bagaimana kondisi inventori perusahaan yang berada di gudang pusat maupun
cabang. Begitu pula, apabila terjadi masalah atau kesalahan yang berhubungan
dengan inventori sehingga dapat segera diatasi langsung oleh pegawai yang berwenang.
Hal ini akan meningkatkan efisiensi dan efektifitas biaya dan kinerja
perusahaan.
Perbandingan
pada PT. Samsung Group
Hampir mirip dengan sistem informasi yang ada pada di
PT. LG Electronics Indonesia tetapi PT. Samsung Group memiliki kelebihannya
tersendiri dalam dalam nilai & filosofi sederhana yang dia punya.seringnya
membuat inovasi – inovasi memperluas jaringan penelitian dan pengembangan
hingga ke enam negara termasuk Amerika serikat, Rusia, Israel,India,Jepang,
Cina serta pusat perguruan tinggi lainnya. Cara
yang paling penting yang Samsung gunakan untuk merespon lingkungan bisnis yang
sangat tidak pasti dan pasar yang semakin kompetitif diberikan melalui komitmen
pada R&D. Setiap tahun mereka menginvestasikan paling sedikit 9% dari
pendapatan penjualan pada aktivitas R&D. Samsung memiliki komitmen pada
standarisasi teknologi terdepan dan memperoleh berbagai hak cipta.
Samsung
terdiri dari perusahaan-perusahaan yang menerapkan standar baru dalam berbagai
bisnis, dari elektronik hingga layanan finansial, dari bahan kimia dan industri
alat berat hingga perdagangan dan layanan lain. Semua berbagi komitmen untuk
menciptakan produk dan layanan berkualitas tinggi yang inovatif, yang
diandalkan oleh jutaan orang dan bisnis di seluruh dunia setiap harinya.
Kesimpulan
- Sistem Informasi Manajemen adalah adalah serangkaian sub sistem informasi berbasis komputer yang menyeluruh dan terkoordinasi, sehingga menjadi informasi lewat serangkaian cara guna meningkatkan produktivitas, yang kegiatannya meliputi perencanaan, kemudian diimplementasikan, melakukan pengendalian, dan tentunya juga dilakukan pengambilan keputusan.
- SIM adalah sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang sama. Informasi tersebut tersedia dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus dan ouput dari model matematika. Output informasi digunakan oleh manajer maupun non manajer dalam perusahaan saat mereka membuat keputusan untuk memecahkan masalah.
- Banyak perusahaan/ organisasi yang gagal karena disebabkan oleh berbagai faktor seperti kurangnya perencanaan, kurangnya personil handal serta perlunya perbaikan pada sistem lama.
- Ada beberapa hal yang dapat dijadikan indikator pengembangan SIM, seperti keluhan pelanggan, pembayaran gaji yang terlambat, dll.
PERUSAHAAN TAKSI “BLUE BIRD”
Blue Bird Group merupakan market leader dalam bisnis
transportasi, Blue Bird sudah menjadi brand yang kuat dan dikenal luas
oleh masyarakat. Diawali dengan armada 25 taksi pada tahun 1972, kini
setelah lebih dari 30 tahun mendalami bisnis jasa transportasi, Blue Bird
telah berkembang pesat dengan sekitar 12000 armada-nya yang tersebar di
seluruh penjuru Jakarta. Kesuksesan yang diraih oleh Blue Bird ini tak lepas
dari upaya Blue Bird dalam memanfaatkan teknologi. Berawal sekitar tahun
1972, Blue Bird yang mengimplementasikan pertama kali di Indonesia sistem
komunikasi radio serta penggunaan argometer yang ketat untuk
armada-armadanya. Jejak langkah Blue Bird ini diikuti pula oleh
perusahaan taksi lainnya yang beroperasi di Indonesia. Sekitar beberapa tahun
terakhir ini Blue Bird sudah menggunakan teknologi GPS (Global Positioning
System). Selain digunakan untuk melacak posisi armada-armadanya, GPS ini
juga digunakan sarana berkomunikasi antara armada taksi dengan Call Center.
Berbeda dengan teknologi komunikasi radio yang terbatas pada
komunikasi suara yang sudah umum digunakan oleh operator-operator taksi,
teknologi GPS ini mempermudah operator dalam menentukan posisi konsumen
dan armada mana yang dapat menjangkaunya, sehingga pelayanan bisa
dilakukan lebih cepat dan mengurangi antrean pemesanan. Keunggulan lainnya,
konsumen tidak perlu mendengarkan suara dari radio komunikasi ketika ada
pemesanan yang masuk ke pengemudi taksi. Perkembangan Blue Bird tidak
cukup hanya di kota Jakarta dan sekitarnya saja, melainkan di kota-kota
besar lain di Indonesia. Di Bali, sejak tahun 1989 Blue Bird Group telah
menempatkan armada Golden Bird-nya, yang diikuti dengan armada taksi
regular Bali Taksi pada tahun 1994. Kemudian berturut-turut pada tahun
1996 dan 1997, taksi regular memasuki Lombok dengan nama Lombok Taksi dan
kota Surabaya dengan nama Surabaya Taksi. Sekitar bulan November 2005,
Blue Bird mulai menjamah kota Bandung dengan 75 armada taksi regulernya.
Meskipun dengan jumlah armada yang masih sedikit, Bandung Taksi ini
mendapatkan pertentangan yang cukup keras dari operator-operator taksi
lainnya di Bandung. Harus diakui jika reputasi dan brand image yang telah
diposisikan oleh Blue Bird Group, cukup menjadi ancaman terhadap operator
taksi lainnya.
Blue Bird pada saat ini meningkatkan diversifikasi
produknya ke jasa angkutan non-penumpang Blue Bird dengan menyediakan
jasa Truk Container, yaitu Iron Bird dan Angkutan Kontenindo Antarmoda. Di luar
usaha transportasi primer, Blue Bird juga telah mendirikan Holiday Resort
Lombok, dan perusahaan manufacture otomotif seperti Everlite, Restu Ibu,
Ziegler Indonesia, serta usaha service lain seperti Jasa Alam, Gas Biru,
dan Ritra Konnas Freight Centre. Perusahaan transportasi Blue Bird berhasil
mengimplemantasikan solusi Business Intelligent (BI), yakni SAP NetWeaver
Business Intelligent (SAP NetWeaver BI). Ini merupakan suatu solusi
yang mengolah data mentah menjadi informasi pendukung pengambilan
keputusan perusahaan dan proses bisnis sehingga mampu memberikan gambaran
lengkap dari bisnis untuk memenuhi kebutuhan yang berbeda dari para
pengguna, professional TI dan manajemen senior. Solusi ini disediakan
melalui teknologi portal enterprise dan menyediakan kepada para
penggunanya suatu infrastruktur andal, peralatan yang komprehensif, kemampuan
untuk melakukan perencanaan dan simulasi, serta fungsionalitas
data-warehousing.
Aplikasi Business Intelligent diperlukan perusahaan
untuk mengumpulkan, menyimpan, menganalisis dan menyediakan akses ke data
guna membantu penggunanya mengambil keputusan bisnis secara akurat.
SAP (System Application and Product) adalah software ERP (Enterprise
Resources Planning), yaitu merupakan tools IT dan manajemen dalam
membantu pencanaan dan kebijakan perusahaan didalam mengambil keputusan,
serta merupakan software yang diimplementasikan untuk mendukung
organisasi dalam menjalankan kegiatan operasional secara lebih efisien
dan efektif. SAP terdiri dari serangkaian modul aplikasi yang mampu
mendukung semua transaksi perusahaan. Semua modul dalam aplikasi SAP
dapat diintegrasikan secara terpadu antara satu dengan lainnya serta
memungkinkan ketersediaan data yang akurat dan aktual. ERP
merupakan suatu perangkat lunak yang didesain untuk memadukan proses
bisnis yang ada, pengunaan database perusahaan untuk menghasilkan informasi
yang valid. ERP dan Business Intelligence mempunyai keterkaitan, ERP
merupakan sistem yang menintegrasikan seluruh sistem yang ada dalam suatu
perusahaan untuk mendapatkan informasi yang benar dan digunakan untuk
pengambilan keputusan.
Proses implementasi Business Intelligent di Blue Bird Group
dapat berjalan dengan baik karena garis besar cakupan proyek dan
indikator kinerja kunci perusahaan sangat jelas. Di samping itu, proses
implementasi secara hirarki dan dengan dukungan tenaga-tenaga konsultan
yang professional dan berkualitas juga menjadi faktor penting dalam
keberhasilan proses implementasi. Konsultan yang andal memahami bahwa
pendekatan dari bottom up untuk mengimplementasikan business intelligent
akan membutuhkan waktu yang panjang. Sedangkan metode top down merupakan
metode yang tepat untuk mengimplementasikan Business Intelligent.
Blue Bird Group mengimplementasikan SAP Netweaver BI untuk modul-modul
Financial Accounting (FI), Controlling (CO), CO Profitability Analysis
(CO PA) Plant Maintenance (PM), dan modul yang dirancang khusus yang
dinamakan “Taximeter System” dari legacy VB sistem perusahaan. Proses
implementasi dilakukan oleh Hermis consulting. Pada fase pertama, SAP
NetWeaver BI “GO Live”.
Mengingat pertumbuhan bisnis yang kian kompleks, Blue
Bird Group mengimplementasikan SAP Business Suite, yang membantu perusahaan
mengonsolidasikan operasional yang terdiri dari 28 cabang perusahaan,
lebih dari 70 pool. Setelah itu, Blue Bird Group membutuhkan suatu sistem
yang mampu mengelola laporan-laporan yang dihasilkan SAP Business Suite
guna menjadi informasi akurat yang dapat diakses secara cepat dan tepat untuk
proses pembuatan keputusan. Blue Bird selanjutnya menginstal SAP
NetWeaver BI sebagai suatu solusi yang membantu perusahaan untuk
mendapatkan manfaat yang maksimal dari sistem SAP-nya. Melalui
implementasi solusi tersebut, Blue Bird berkeinginan memiliki suatu solusi BI
yang memberikan fungsionalitas menyeluruh dan terbaik, serta di saat yang
bersamaan juga menyediakan fitur-fitur bagi kebutuhan spesifik
industri. Disamping itu, solusi harus mampu mengintegrasikan data dari
berbagai perusahaan dan mentransformasikan ke dalam bentuk yang dapat
dipraktekan, informasi bisnis yang tepat waktu untuk mendorong proses
pembuatan keputusan, serta menghasilkan tindakan-tindakan yang strategis
dan bisnis yang solid. Kelompok usaha Blue Bird telah mengumumkan
rampungnya pengimplementasian solusi peranti lunak SAP dalam sistem
Teknologi Informasi mereka. Sebagai perusahaan transportasi yang
armadanya mencapai lebih dari 15.000 kendaraan, Blue Bird memerlukan
solusi TI yang handal untuk memantau banyak hal dalam operasionalnya
sehari-harinya, Order pelanggan, kendaraan yang beroperasi dan yang dalam
perawatan, sampai konsumsi bahan bakar, perlu terdata dengan baik. Dengan
tujuan integrasi dan akurasi data, solusi MySAP Business Suite dimanfaatkan
Blue Bird untuk menangani semua itu. MySAP Business Suite merupakan
solusi peranti lunak dengan fungsi luas. Dengannya, Blue Bird dapat
memonitor banyak informasi penting secara mudah dan tepat waktu. Data
tersebut akan tersedia sesuai dengan informasi yang diperlukan oleh
jajaran management untuk membuat keputusan secara cepat. Ini tentu
meningkatkan efisiensi perusahaan. Implementasi mySAP Business Suite
tersebut meliputi fungsi keuangan, controlling, sales & distribution,
material management dan fleet management.
Di samping itu, SAP secara khusus mengembangkan dua
fungsi lain untuk Blue Bird, yakni Driver Management dan Operation &
Reservation Management agar bisa disatukan dengan sistem mereka yang
berbasiskan Visual Basic. Implementasi SAP dapat membawa perubahan besar
bagi perusahaan ini. Dapat dibayangkan hanya dengan mengklik sebuah
tombol, maka dapat melihat visibilitas di seluruh operasional perusahaan.
Blue Bird Group merintis penggunaan MDT (Mobile Data Transfer) dan GPS
sebagai instrument pelengkap di taksinya. MDT mirip seperti pager, dimana
setiap informasi yang terkait dengan pengemudi akan tampil dilayarnya. MDT
juga merupakan alat penangkap order dalam radius 3-4 km untuk setiap
order yang dilelang via data komputer, sehingga tidak ada istilah lagi
pengemudi berebut order atau spekulasi posisi taksi yang terlalu jauh
dari tempat jemput konsumen. Pada saat ini 50% lebih mobil-mobil Blue
Bird sudah dilengkapi dengan teknologi global positioning system (GPS)
yang dapat memantau keberadaan mobil di jalan raya. Dengan alat ini mobil
dapat dilacak di manapun keberadaannya. Selain memudahkan para pengemudi,
penumpang juga merasa lebih terlindungi jika menggunakan Blue Bird.
Sampai saat ini masih sedikit perusahaan taksi lainnya yang menggunakan
GPS dikarenakan biayanya sangat tinggi dan harga GPS per unit mobil
adalah Rp 15 juta. Pihak manajemen merencanakan semua taksi Blue Bird akan
dilengkapi dengan sistem GPS. Salah satu strategi yang digunakan Blue
Bird didalam memelihara loyalitas pelanggannya ialah dengan menyediakan
credit voucher yang tidak hanya untuk korporat saja, namun juga untuk
perorangan. Pihaknya juga hendak menyediakan tabel diskon tertentu. Pelanggan
yang loyal pada Blue Bird dengan program ini akan dapat menggunakan taksi
dengan harga diskon, besarannya bervariasi antara 5%-15%.
Pada saat ini Blue Bird memiliki pelanggan
korporat lebih dari 650 perusahaan. Selama ini banyak masyarakat yang
mengenal Blue Bird memang bukan karena tarifnya yang murah, melainkan
karena nyaman, aman, berkualitas dan lain sebagainya. Sebagai langkah
akhir, yang dapat dilakukan Blue Bird untuk mempertahankan adalah dengan
meningkatkan kualitas layanan yang aman dan nyaman. Untuk menjamin hal
tersebut, pihak Blue Bird sering menggunakan mistery shopper atau
penumpang yang diminta untuk menguji sopir. Seiring dengan itu, pelatihan
bagi para pengemudi mengenai pentingnya layanan pun terus digencarkan
guna memberikan yang terbaik bagi pelanggan. Basis usaha Blue Bird
terletak pada jasa transportasi, khususnya adalah taksi dan alat angkutan /
kendaraan. Secara langsung yang menjadi penggerak utama usaha ini adalah
para pengemudi-nya. Selain berfungsi utama sebagai driver, pengemudi juga
menjalankan fungsi sebagai customer service dan sales force, karena mau
tidak mau, para pengemudi inilah yang akan berhadapan langsung dengan
penumpang / customer. Para pengemudi di Blue Bird dilatih secara khusus
dalam berbagai tahapan training. Dari para pengemudi inilah image Blue Bird
dibangun. Sehingga tidak heran bila masyarakat mengenal Blue Bird karena
para pengemudinya yang baik dan jujur.
PERTANYAAN
STUDI KASUS
1. Mengapa perusahaan manufaktur harus
membangun produk yang pintar dan menyediakan jasa yang pintar ?Apa manfaat
bisnis yang bisa diperoleh?
2. Teknologi Informasi apa yang
digunakan oleh perusahaan dalam kasus ini untuk membangun produk pintar dan
menyediakan layanan pintar? Komponen IT apa lagi yang dapat digunakan?
3. Apa yang menjadi batasan bagi sebuah
strategi produk dan layanan pintar?
PENYELESAIAN
1. sebuah perusahaan, diperlukan adanya
sistem informasi manajemen untuk mengatur arus kegiatan dan informasi dalam
perusahaan yang bersangkutan. Dengan sistem informasi manajemen yang
terorganisir, manajemen dapat mengambil keputusan yang tepat bagi perusahaan.
Tanpa adanya sistem informasi yang baik, niscaya perusahaan akan mengalami
kesulitan dalam mengembangkan dan bersaing dengan para kompetitornya. Beberapa
tahun yang lalu,sistem informasi perusahaan mungkin masih dikembangkan secara
sederhana. Sistem yang ada akan diatur dan dikembangkan sendiri oleh manajemen
perusahaan. Tetapi memasuki era globalisasi dimana teknologi menjadi salah satu
komponen penting dalam kehidupan manusia, sistem informasi manajemen pun
mengalami kemajuan. Mulai banyak perusahaan yang melirik sistem informasi
manajemen berbasis TI untuk meningkatkan kinerja perusahaan. Memang banyak
manfaat dan kemudahan yang akan didapat, tidak hanya bagi pihak perusahaan,
tapi juga untuk para customer yang melakukan hubungan dengan perusahaan.Telah
dibuktikan bahwa penerapan TI pada perusahaan dapat meningkatkan kinerja dan
performa, namun bukan berarti semua perusahaan serta memutuskan untuk
menggunakan SIM berbasis TI bagi perusahaan mereka. Masih ada juga perusahaan
yang bertahan dengan sistem yang telah mereka miliki. Terlepas dari semua itu,
dalam hal ini Perusahaan Taxi “Blue Bird”.
· Teknologi GPS mempermudah
operator dalam menentukan posisi konsumen dan armada mana yang dapat
menjangkaunya, sehingga pelayanan bisa dilakukan lebih cepat dan
mengurangi antrean pemesanan. Keunggulan lainnya, konsumen tidak perlu
mendengarkan suara dari radio komunikasi ketika ada pemesanan yang masuk
ke pengemudi taksi.
· Perusahaan transportasi Blue Bird
berhasil mengimplemantasikan solusi Business Intelligent (BI), yakni SAP
NetWeaver Business Intelligent (SAP NetWeaver BI). Ini merupakan
suatu solusi yang mengolah data mentah menjadi informasi pendukung
pengambilan keputusan perusahaan dan proses bisnis sehingga mampu
memberikan gambaran lengkap dari bisnis untuk memenuhi kebutuhan yang
berbeda dari para pengguna, professional TI dan manajemen senior. Solusi
ini disediakan melalui teknologi portal enterprise dan menyediakan kepada
para penggunanya suatu infrastruktur andal, peralatan yang komprehensif,
kemampuan untuk melakukan perencanaan dan simulasi, serta
fungsionalitas data-warehousing.
· Aplikasi Business Intelligent
diperlukan perusahaan untuk mengumpulkan, menyimpan, menganalisis dan
menyediakan akses ke data guna membantu penggunanya mengambil keputusan
bisnis secara akurat. SAP (System Application and Product) adalah
software ERP (Enterprise Resources Planning), yaitu merupakan tools IT
dan manajemen dalam membantu pencanaan dan kebijakan perusahaan didalam
mengambil keputusan, serta merupakan software yang diimplementasikan
untuk mendukung organisasi dalam menjalankan kegiatan operasional secara
lebih efisien dan efektif. SAP terdiri dari serangkaian modul aplikasi
yang mampu mendukung semua transaksi perusahaan. Semua modul dalam
aplikasi SAP dapat diintegrasikan secara terpadu antara satu dengan lainnya
serta memungkinkan ketersediaan data yang akurat dan aktual. ERP
merupakan suatu perangkat lunak yang didesain untuk memadukan proses
bisnis yang ada, pengunaan database perusahaan untuk menghasilkan informasi
yang valid. ERP dan Business Intelligence mempunyai keterkaitan, ERP merupakan
sistem yang menintegrasikan seluruh sistem yang ada dalam suatu
perusahaan untuk mendapatkan informasi yang benar dan digunakan untuk
pengambilan keputusan.
· Proses implementasi secara hirarki
dan dengan dukungan tenaga-tenaga konsultan yang professional dan
berkualitas juga menjadi faktor penting dalam keberhasilan proses implementasi.
Konsultan yang andal memahami bahwa pendekatan dari bottom up untuk
mengimplementasikan business intelligent akan membutuhkan waktu yang
panjang. Sedangkan metode top down merupakan metode yang tepat untuk
mengimplementasikan Business Intelligent. Blue Bird Group
mengimplementasikan SAP Netweaver BI untuk modul-modul Financial
Accounting (FI), Controlling (CO), CO Profitability Analysis (CO PA) Plant
Maintenance (PM), dan modul yang dirancang khusus yang dinamakan
“Taximeter System” dari legacy VB sistem perusahaan. Proses implementasi
dilakukan oleh Hermis consulting. Pada fase pertama, SAP NetWeaver BI “GO
Live”.
2. Blue Bird selanjutnya menginstal SAP
NetWeaver BI sebagai suatu solusi yang membantu perusahaan untuk
mendapatkan manfaat yang maksimal dari sistem SAP-nya. Melalui
implementasi solusi tersebut, Blue Bird berkeinginan memiliki suatu solusi BI
yang memberikan fungsionalitas menyeluruh dan terbaik, serta di saat yang
bersamaan juga menyediakan fitur-fitur bagi kebutuhan spesifik
industri. Dengan tujuan integrasi dan akurasi data, solusi MySAP Business Suite
dimanfaatkan Blue Bird untuk menangani semua itu. MySAP Business Suite
merupakan solusi peranti lunak dengan fungsi luas. Dengannya, Blue Bird
dapat memonitor banyak informasi penting secara mudah dan tepat waktu.
Data tersebut akan tersedia sesuai dengan informasi yang diperlukan oleh
jajaran management untuk membuat keputusan secara cepat. Ini tentu
meningkatkan efisiensi perusahaan. Implementasi mySAP Business Suite
tersebut meliputi fungsi keuangan, controlling, sales & distribution,
material management dan fleet management.
Di samping itu, SAP secara khusus mengembangkan dua
fungsi lain untuk Blue Bird, yakni Driver Management dan Operation &
Reservation Management agar bisa disatukan dengan sistem mereka yang
berbasiskan Visual Basic. Implementasi SAP dapat membawa perubahan besar
bagi perusahaan ini. Dapat dibayangkan hanya dengan mengklik sebuah
tombol, maka dapat melihat visibilitas di seluruh operasional perusahaan.
Blue Bird Group merintis penggunaan MDT (Mobile Data Transfer) dan GPS
sebagai instrument pelengkap di taksinya. MDT mirip seperti pager, dimana
setiap informasi yang terkait dengan pengemudi akan tampil dilayarnya.
MDT juga merupakan alat penangkap order dalam radius 3-4 km untuk setiap
order yang dilelang via data komputer, sehingga tidak ada istilah lagi
pengemudi berebut order atau spekulasi posisi taksi yang terlalu jauh
dari tempat jemput konsumen. Pada saat ini 50% lebih mobil-mobil Blue
Bird sudah dilengkapi dengan teknologi global positioning system (GPS)
yang dapat memantau keberadaan mobil di jalan raya. Dengan alat ini mobil
dapat dilacak di manapun keberadaannya. Selain memudahkan para pengemudi,
penumpang juga merasa lebih terlindungi jika menggunakan Blue Bird. Salah
satu strategi yang digunakan Blue Bird didalam memelihara loyalitas
pelanggannya ialah dengan menyediakan credit voucher yang tidak
hanya untuk korporat saja, namun juga untuk perorangan. Pihaknya juga
hendak menyediakan tabel diskon tertentu.
3. Pada saat ini Blue Bird
memiliki pelanggan korporat lebih dari 650 perusahaan. Selama ini banyak
masyarakat yang mengenal Blue Bird memang bukan karena tarifnya yang
murah, melainkan karena nyaman, aman, berkualitas dan lain sebagainya.
Sebagai langkah akhir, yang dapat dilakukan Blue Bird untuk
mempertahankan adalah dengan meningkatkan kualitas layanan yang aman dan
nyaman. Untuk menjamin hal tersebut, pihak Blue Bird sering
menggunakan mistery shopper atau penumpang yang diminta untuk menguji
sopir. Seiring dengan itu, pelatihan bagi para pengemudi mengenai
pentingnya layanan pun terus digencarkan guna memberikan yang terbaik
bagi pelanggan. Basis usaha Blue Bird terletak pada jasa transportasi,
khususnya adalah taksi dan alat angkutan / kendaraan. Secara langsung
yang menjadi penggerak utama usaha ini adalah para pengemudi-nya. Selain
berfungsi utama sebagai driver, pengemudi juga menjalankan fungsi sebagai
customer service dan sales force, karena mau tidak mau, para pengemudi
inilah yang akan berhadapan langsung dengan penumpang / customer. Para
pengemudi di Blue Bird dilatih secara khusus dalam berbagai tahapan
training. Dari para pengemudi inilah image Blue Bird dibangun. Sehingga tidak
heran bila masyarakat mengenal Blue Bird karena para pengemudinya yang
baik dan jujur.
BAB II
BERSAING DENGAN TEKNOLOGI INFORMASI
PT.
KOKOH INTI AREBAMA
PT. Kokoh Inti Arebama merupakan perusahaan distributor terbesar bahan-bahan
bangunan yang didirikan pada tahun 2004. Dalam tahun pertamanya, perusahaan
telah berhasil mengembangkan bisnisnya dengan pesat didukung oleh jaringan distribusi
yang kuat di 14 kota di Indonesia. Selama tahun 2004, perusahaan telah
mendistribusikan produk-produk bahan bangunan kepada sekitar 2.500
outlet-outlet ritel di seluruh Indonesia. Salah satu prinsipal terbesar
perusahaan saat ini adalah PT KIA Keramik yang baru-baru ini memenangkan ICSA
Awards kedua kalinya dari majalah SWA. Tahun ini, PT Kokoh Inti Arebama
berencana menambah jaringan distribusinya menjadi 16 cabang di akhir tahun
nanti dan target menjadi 20 cabang di 20 kota pada tahun 2006 mendatang. Dengan
penambahan jumlah cabang diharapkan perusahaan dapat melayani sekitar 2.940
outlet pada akhir tahun ini dan sebanyak 3.500 di tahun 2006. Sebagai salah
satu pemain di industri bahan bangunan, PT Kokoh Inti Arebama dituntut untuk
terus berinovasi dan menyediakan layanan yang memberikan nilai tambah pada
prinsipal dan konsumennya. Pada awalnya, PT KIA menggunakan sistem TI inti
buatan sendiri (in-house). Tapi Guna mendukung ambisi menjadi distributor bahan
bangunan terbesar di Indonesia, PT Kokoh Inti Arebama rela mengganti sistem TI
yang lama dengan aplikasi dari vendor besar. Hal ini bertujuan untuk
meningkatkan efisiensi dan meningkatkan pelayanan terhadap pelanggan dengan
mengintegrasikan proses bisnis sehingga memiliki daya saing tinggi di industri.
Untuk mewujudkan ambisi menjadi distributor bahan bangunan
terbesar di Indonesia, PT Kokoh Inti Arebama meminta bantuan beberapa ahli
untuk menentukan SIM yang bisa memenuhi kebutuhan dari sisi kontrol internal,
serta informasi yang cepat dan akurat bagi manajemen. Pada pertengahan 2005
disusunlah SOP internal untuk menentukan sistem TI yang hendak diterapkan.
Untuk itu manajemen Kokoh lebih dulu melakukan benchmarking ke perusahaan
sejenis (dalam hal ini PT Surya Toto) dan distribusi farmasi (PT Anugerah Pharmindo
Lestari); disusul dengan mengundang vendor solusi TI (SAP, Oracle dan
Microsoft). Setelah melakukan evaluasi, akhirnya diputuskan untuk memakai
solusi dari Microsoft. Pertimbangannya, selain cukup sesuai dengan kebutuhan,
juga sistemnya dianggap relatif lebih mudah digunakan (user-friendly). PT KIA
memutuskan mengimplementasikan sistem teknologi informasi terintegrasi dari
Microsoft, yakni Microsoft Business Solutions - Axapta untuk menjamin
penyediaan layanan terbaik bagi konsumen. Solusi Microsoft Axapta yang sangat
fleksibel dinilai mampu memenuhi kebutuhan komputerisasi yang terintegrasi
serta menyajikan informasi secara real-time untuk menunjang proses bisnis PT
Kokoh Inti Arebama di masa mendatang. Dengan informasi real – time tersebut, PT
KIA dapat mengambil keputusan mengenai strategi bisnis dengan lebih mudah,
cepat dan akurat.
Ketersediaan data dan informasi yang cepat adalah salah satu
kunci sukses untuk bisa unggul dalam persaingan bisnis. Axapta menawarkan itu
semua, plus segala kemudahan dari Microsoft. Microsoft Axapta adalah sebuah
aplikasi bisnis yang dilengkapi banyak fungsi terpadu. Mulai dari modul
manufacturing, supply chain management, financial management, distribution,
project accounting, customer relationship management, human resources
management, sampai business analysis. Istimewanya, karena menggunakan platform
Microsoft, solusi ini amat mudah diintegrasikan dengan produk Microsoft
lainnya, umpamanya Microsoft Word, Excel dan lain-lain. Tampilannya pun mirip
aplikasi Microsoft pada umumnya. Jika dibanding solusi sejenis lainnya,
Microsoft Axapta sangat fleksibel dan mudah dimodifikasi. Hal ini sangat
penting dalam memenuhi kebutuhan pelanggan. Artinya sistem prosedur kerja dan
pemasukan data yang sudah biasa dilakukan sebelumnya tak perlu mengalami
perubahan berarti. Dari sisi investasi, jelas lebih efisien buat perusahaan.
Microsoft Axapta menggunakan sistem lisensi berbasis concurrent, maksudnya
customer hanya membeli lisensi sejumlah klien yang terhubung ke server pada saat
yang bersamaan. Apabila perusahaan memiliki 500 unit komputer, namun pada saat
yang bersamaan hanya ada 20 komputer yang terhubung ke server Axapta, maka
perusahaan ini hanya perlu membeli 20 buah lisensi, bukan 500 buah. Apalagi
Microsoft Axapta hanya memerlukan satu atau dua buah server dengan konfigurasi
standar berbasis Microsoft Windows Server. Lalu untuk komputer klien juga tidak
memerlukan spesifikasi khusus karena Microsoft Axapta masih keluarga Microsoft
seperti halnya Microsoft Word, Excel, dan Power Point.
Fleksibilitas Microsoft Axapta tidak sampai disitu, solusi
ini juga sangat scalable-solusi yang sangat mudah diaplikasikan dengan performa
yang tinggi guna mendukung perkembangan perusahaan. Dan, tak kalah penting,
Microsoft Axapta merupakan solusi global yang mampu mendukung kebutuhan
perusahaan yang menggunakan bahasa atau mata uang yang berbeda. Implementasi
sistem Enterprise Resources Planning (ERP) baru ini mulai dilakukan pada
Oktober 2005, di 8 cabang. Sasarannya adalah mengintegrasikan sistem logistik
Kokoh dengan sistem manajemen penjualan, pemasaran dan keuangan, serta
mengintegrasikan cabang-cabang. Dan hanya dalam rentang tiga bulan,
implementasi sudah kelar (go live). Total investasi yang mencapai US$ 500 ribu.
Itu sudah termasuk biaya pembelian hardware, software dan lisensi. Sejak awal
implementasi, PT KIA sudah mengantisipasi kemungkinan yang dapat menghambat
migrasi sistem. Upaya pendekatan yang dilakukan, antara lain: manajemen
memberikan dukungan top-down dan penuh ke semua jajaran operasional; mengadakan
prapelatihan bagi kepala cabang dan administrasi sebelum dilakukan pelatihan
untuk end user, serta berbagi informasi dengan melakukan demo aplikasi ke
seluruh user di cabang melalui kepala cabang.
Mengingat cabang Kokoh tersebar di berbagai kota, maka untuk
koneksi dari cabang seluruhnya menggunakan fasilitas jaringan dari Lintasarta
(VPN-IP). Semua koneksi disentralisasi pada dua terminal server yang ada di
kantor pusat. Terminal server ini menghubungkan user ke aplikasi sistem melalui
server aplikasi. Sementara data disimpan di server database, yang secara fisik
terpisah dari server aplikasi. Adapun untuk koneksi para user yang ada di
kantor pusat, dibuatkan jaringan LAN. Dengan sistem terpusat seperti itu dan
dikontrol melalui pembagian hak akses ke user, memudahkan tim TI memonitor
pemakaian sistem yang sedang berjalan. Dengan koneksi jaringan seperti itu,
semua transaksi apa pun – seperti penjualan, pembelian, inventori dan
pencatatan keuangan – bisa dilakukan melalui sistem secara real time.
PT KIA juga tak segan mengimplementasi modul Warehouse
Management System (WMS). Dengan adanya implementasi di warehouse, diharapkan
dapat memudahkan proses penentuan lokasi penyimpanan dan pengambilan barang
untuk pengiriman. Selain itu, bisa diperoleh informasi yang tepat dan akurat
terhadap kesiapan pengiriman (bagian transporter dan ekspedisi) dan jenis
pengangkutan yang dipakai, serta memudahkan analisis ongkos angkut dan biaya
lainnya, seperti untuk loading dan unloading barang. Setiap hari diusahakan
tidak ada DO yang belum selesai diproses. Umur maksimum DO hanya satu hari.
Dengan kata lain, untuk setiap DO yang sudah dibuat oleh staf penjualan,
pengiriman barangnya harus segera dilakukan dan ditindaklanjuti oleh bagian
pengiriman yang ada di warehouse. Setiap pengiriman yang telah dilakukan akan
dicatat sebagai penjualan untuk kemudian ditagihkan ke pelanggan. Informasi
tagihan ini akan secara otomatis muncul di Bagian Collection dan Keuangan untuk
dapat dimonitor kapan jatuh tempo dan pembayarannya.
Dengan pengaplikasian sistem yang baru,banyak manfaat yang
didapat oleh PT KIA. Dari tiga peran utama sistem informasi manajemen,
penerapan TI baru pada PT KIA berhasil mencakup tiga tataran dari peran system
informasi manajemen. Yaitu :
1. Mendukung berjalannya proses bisnis
dan operasi. Peran ini ditunjukkan dari lebih efisien dan lancarnya kegiatan
yang dilakukan dalam perusahaan. Pesanan dapat diproses dengan lebih
cepat. Selain itu lebih menghemat waktu karena semua hubungan antara
kantor pusat dan kantor cabang dilakukan secara real time. Pekerjaan para
karyawan juga lebih ringan karena aplikasi baru yang digunakan telah memiliki
kemampuan untuk mengatur data – data perusahaan yang ada.
2. Membantu dalam pengambilan keputusan
bisnis. Dengan sistem yang baru, manajemen lebih mudah menentukan
keputusan – keputusan apa yang akan diambil terkait dengan perusahaan. Misalkan
jika ada pemesanan dari customer di kantor cabang, kantor pusat dapat segera
mendapatkan informasi dan memproses pemesanan tersebut.
3. Membantu dalam menentukan strategi
untuk menciptakan keunggulan dibandingkan kompetitor. Dengan segala kemudahan
yang didapatkan dari penerapan sistem baru, PT KIA dapat menentukan strategi
untuk memajukan perusahaan. Untuk mengungguli kompetitornya, PT KIA memutuskan
untuk membuka kantor cabang baru guna menjaring lebih banyak pelanggan dan
meningkatkan penjualan.
Terbukti dari penggunaan sistem baru, PT KIA mendapatkan
banyak kemudahan dan kemajuan dalam perusahaan. Dengan sistem yang ada, bukan
mustahil jika suatu saat nanti PT KIA berhasil memenuhi ambisinya untuk menjadi
distributor bahan bangunan terbesar di Indonesia. Dapat disimpulkan bahwa
penerapan SIM dengan dukungan TI sangat diperlukan untuk meningkatkan kompetensi
perusahaan dalam hal pelayanan bagi para customer. Selain itu, SIM dengan
dukungan TI akan memudahkan tugas manajemen dalam mengatur perusahaan. Tanpa
adanya SIM, perusahaan yang bersangkutan tidak akan dapat memberikan pelayanan
yang maksimal bagi para customer. Kemungkinan terjadi ketidakefisienan
pengelolaan perusahaan juga akan semakin besar. Penerapan sistem informasi
manajemen berbasis TI yang dilakukan oleh PT KIA adalah keputusan yang sangat
tepat. Karena dengan adanya sistem yang lebih mutakhir tersebut, perusahaan
telah mengalami kemajuan dan proses manajemen menjadi semakin lancar.
PERTANYAAN
STUDI KASUS
1. Apakah manfaat bisnis dari
menggunakan teknologi informasi untuk membangun hubungan pelanggan strategis
bagi PT. Kokoh Inti Arebama ? Apa manfaat bisnis untuk pelanggan mereka?
2. Penggunaan strategis mana dari
teknologi informasi yang dibahas dalam bab ini dan dirangkum dalam Gambar 2.3
dan 2.5 yang menurut anda diterapkan dalam kasus ini? Jelaskan alasan pilihan
anda.
3. Bagaimana perusahaan lain memperoleh
manfaat dari penggunaan TI untuk membangun hubungan pelanggan strategis?
PENYELESAIAN
1. PT Kokoh Inti Arebama dituntut untuk
terus berinovasi dan menyediakan layanan yang memberikan nilai tambah pada prinsipal
dan konsumennya. Pada awalnya, PT KIA menggunakan sistem TI inti buatan sendiri
(in-house). Tapi Guna mendukung ambisi menjadi distributor bahan bangunan
terbesar di Indonesia, PT Kokoh Inti Arebama rela mengganti sistem TI yang lama
dengan aplikasi dari vendor besar. Hal ini bertujuan untuk meningkatkan
efisiensi dan meningkatkan pelayanan terhadap pelanggan dengan mengintegrasikan
proses bisnis sehingga memiliki daya saing tinggi di industri.
· Untuk mewujudkan ambisi menjadi
distributor bahan bangunan terbesar di Indonesia, PT Kokoh Inti Arebama meminta
bantuan beberapa ahli untuk menentukan SIM yang bisa memenuhi kebutuhan dari
sisi kontrol internal, serta informasi yang cepat dan akurat bagi manajemen.
· PT KIA memutuskan mengimplementasikan
sistem teknologi informasi terintegrasi dari Microsoft, yakni Microsoft
Business Solutions - Axapta untuk menjamin penyediaan layanan terbaik bagi
konsumen. Solusi Microsoft Axapta yang sangat fleksibel dinilai mampu memenuhi
kebutuhan komputerisasi yang terintegrasi serta menyajikan informasi secara
real-time untuk menunjang proses bisnis PT Kokoh Inti Arebama di masa
mendatang. Dengan informasi real – time tersebut, PT KIA dapat mengambil
keputusan mengenai strategi bisnis dengan lebih mudah, cepat dan akurat.
2. INOVATIF
· Menciptakan produk dan layanan baru
yang menyertakan komponen TI
· Mengembangkan pasar baru yang
berbeda atau ceruk pasar baru dengan bantuan TI
· Membuat perubahan radikal bagi
proses bisnis dengan TI yang secara dramatis memotong biaya, meningkatkan
kualitas, efisiensi, atau layanan pelanggan (customer service) atau
memperpendek waktu ke pasar.
Dengan
pengaplikasian sistem yang baru,banyak manfaat yang didapat oleh PT KIA. Dari
tiga peran utama sistem informasi manajemen, penerapan TI baru pada PT KIA
berhasil mencakup tiga tataran dari peran system informasi manajemen. Yaitu :
1. Mendukung berjalannya proses bisnis
dan operasi. Peran ini ditunjukkan dari lebih efisien dan lancarnya kegiatan
yang dilakukan dalam perusahaan. Pesanan dapat diproses dengan lebih
cepat. Selain itu lebih menghemat waktu karena semua hubungan antara
kantor pusat dan kantor cabang dilakukan secara real time. Pekerjaan para
karyawan juga lebih ringan karena aplikasi baru yang digunakan telah memiliki
kemampuan untuk mengatur data – data perusahaan yang ada.
2. Membantu dalam pengambilan keputusan
bisnis. Dengan sistem yang baru, manajemen lebih mudah menentukan
keputusan – keputusan apa yang akan diambil terkait dengan perusahaan. Misalkan
jika ada pemesanan dari customer di kantor cabang, kantor pusat dapat segera
mendapatkan informasi dan memproses pemesanan tersebut.
3. Membantu dalam menentukan strategi
untuk menciptakan keunggulan dibandingkan kompetitor. Dengan segala kemudahan
yang didapatkan dari penerapan sistem baru, PT KIA dapat menentukan strategi
untuk memajukan perusahaan. Untuk mengungguli kompetitornya, PT KIA memutuskan
untuk membuka kantor cabang baru guna menjaring lebih banyak pelanggan dan
meningkatkan penjualan.
Terbukti dari penggunaan sistem baru, PT KIA mendapatkan
banyak kemudahan dan kemajuan dalam perusahaan. Dengan sistem yang ada, bukan
mustahil jika suatu saat nanti PT KIA berhasil memenuhi ambisinya untuk menjadi
distributor bahan bangunan terbesar di Indonesia. Dapat disimpulkan bahwa
penerapan SIM dengan dukungan TI sangat diperlukan untuk meningkatkan
kompetensi perusahaan dalam hal pelayanan bagi para customer. Selain itu, SIM
dengan dukungan TI akan memudahkan tugas manajemen dalam mengatur perusahaan.
Tanpa adanya SIM, perusahaan yang bersangkutan tidak akan dapat memberikan
pelayanan yang maksimal bagi para customer. Kemungkinan terjadi
ketidakefisienan pengelolaan perusahaan juga akan semakin besar. Penerapan
sistem informasi manajemen berbasis TI yang dilakukan oleh PT KIA adalah
keputusan yang sangat tepat. Karena dengan adanya sistem yang lebih mutakhir
tersebut, perusahaan telah mengalami kemajuan dan proses manajemen menjadi
semakin lancar.
3. Teknologi Informasi sudah umum dan sistematis. setiap bisnis
tunggal dapat memperoleh manfaat dari penggunaan TI untuk membangun hubungan
strategis terhadap pelanggan. Pelanggan adalah aset yang paling penting untuk setiap organisasi bisnis
sehingga mereka perlu mempersiapkan diri dengan pemeliharaan yang tinggi dan
fasilitas pelayanan untuk menjaga pelanggan mereka. Dengan menggunakan Teknologi Informasi
dalam manajemen hubungan pelanggan yang strategis mereka dapat memastikan
efisiensi dan efektivitas sesuai
dengan harapan pelanggan mereka, menghemat biaya dan waktu pelanggan mereka
serta meningkatkan kualitas produk dan layanan mereka. Membuat pelanggan senang
dan puas, Sehingga
organisasi dapat menggunakan TI untuk menyediakan fasilitas layanan yang nyaman
kepada pelanggan bersama dengan informasi yang akurat dan fakta tentang produk
dan layanan organisasi.
- Peningkatan
kualitas informasi yang diberikan dan penurunan biaya manajemen informasi.
Hal ini dapat membuat pelanggan yakin dan percayaterhadap organisasi. Dan organisasi memiliki manfaat untuk menjaga konsumen dan profitabilitas yang lebih tinggi karena manajemen informasi yang efisien.
Hal ini dapat membuat pelanggan yakin dan percayaterhadap organisasi. Dan organisasi memiliki manfaat untuk menjaga konsumen dan profitabilitas yang lebih tinggi karena manajemen informasi yang efisien.
- Waktu dan
peningkatan produktivitas.
Organisasi
dapat menghemat waktu untuk menemukan sesuatu yang keluar dari kekacauan dan
pelanggan dapat menikmati fasilitas lokasi cepat dan solusi dari masalah
mereka.
- Pengembangan
paket layanan produktif dan user-friendly. Ini bermanfaat bagi pelanggan
dan organisasi dalam hal profitabilitas dan produktivitas.
Sumber : http://teguhblasting.blogspot.com/2012/11/perusahaan-yang-menerapkan-manajemen.html
www.lg.com
DOWNLOAD PPT
DOWNLOAD PPT
Langganan:
Postingan (Atom)