KISI-KISI Ujian Akhir Semester

1.      Sebutkan dan jelaskan 4 tahapan dalam DSS !

Jawab: Proses pengambilan keputusan meliputi 4 tahapan yaitu,

-          Tahap Intelligence

Dalam tahap ini pengambil keputusan mempelajari kenyataan yang sering terjadi sehingga dapat mengidentifikasi dan mendefinisikan masalah yang sedang terjadi, biasanya dilakukan analisis berurutan dari system ke subsistem pembentuknya. Dari tahap ini didapatkan keluaran berupa dokumen Pernyataan Masalah.

-          Tahap Design

Dalam tahap ini pengambil keputusan menemukan, mengembangkan dan menganalisa semua pemecahan yang mungkin yaitu melalui pembuatan model yang bisa mewakili kondisi nyata masalah. Dari tahap ini didapatkan keluaran berupa dokumen Alternatif Solusi.

-          Tahap Choice

Dalam tahap ini pengambil keputusan memilih salah satu akternatif pemecahan yang dibuat pada tahap design yang dipandang sebagai aksi yan palind tepat untuk mengatasi masalah yang sedang dihadapi. Dari tahap ini didapatkan keluaran berupa dokumen solusi dan rencana implementasi.

-          Tahap Implementation

Dalam tahap ini pengambil keputusan menjalankan rangkaian aksi pemecahan yang dipilih di tahap choice. Implementasi yang sukses ditandai dengan terjawabnya masalah yang dihadapi, sementara kegagalan ditandai dengan tetap adanya masalah yang sedang dicoba untuk diatasi. Dari tahap ini didapatkan keluaran berupa laporan pelaksanaan solusi dan hasilnya.

2.      Apa tujuan dari DSS ?

Jawab: Decision Support System atau Sistem Penunjang Keputusan dapat didefinisikan sebagai sebuah system yang mampu memberikan kemampuan baik kemampuan pemecahan masalah maupun memberikan pengkomunikasian untuk masalah semi terstruktur.

Dari pengertian tersebut dapat disimpulkan tujuan DSS antara lain :

a.       Membantu menjawab masalah semi terstruktur

2. Membantu Manajer dalam mengambil keputusan, bukan menggantikannya.
3. Manajer yang dibantu melingkupi top manajer sampai ke manajer lapangan.
4. Fokus pada keputusan yang efektif, bukan keputusan yang efisien.

3.      Apa kelebihan dan kekurangan Sistem Informasi Manajemen ?

Jawab:(+) Kelebihan SIM

o   Meningkatkan efisiensi operasional

o   Memperkenalkan inovasi dalam bisnis

o   Membangun sumber-sumber informasi strategis.

(-) Kekurangan SIM

o   Pengurangan tenaga kerja

o   ketergantungan manusia terhadap Sistem Informasi Manajemen tersebut.

4.      Sebutkan dan jelaskan komponen SIM !

Jawab: Komponen Sistem Informasi Manajemen adalah semua elemen elemen yang membentuk sebuah sistem informasi. Komponen dalam Sistem Informasi Manajemen umumnya terbagi menjadi dua bagian :

1. Komponen Sistem Informasi Manajemen Fungsional

Komponen sistem informasi  manajemen fungsional adalah seluruh komponen yang berhubungan dengan teknik pengumpulan data, pengolahan, pengiriman, penyimpanan, dan penyajian informasi yang dibutuhkan untuk manajemen, meliputi:

-          Sistem Administrasi dan Operasional ,  Meliputi bagian bagian personalia, administrasi serta yang lainnya yang biasa menjalankan tugas tugas yang rutin

-          Sistem Pelaporan Manajemen ,  Meliputi bagian bagian yang tugasnya menyiapkan sebuah laporan yang sifatnya periodik

-          Sistem Database , Sistem database ini memiliki fungsi sebagai tempat untuk penyimpanan informasi

-          Sistem Pencarian , Sistem ini berfungsi memberi informasi yang diperlukan dalam pengambilan sebuah keputusan

-          Manajemen Data , Manajemen Data ini memiliki fungsi menjadi media penghubung.

2. Komponen Sistem Informasi Manajemen Fisik.

Jawab: Komponen Sistem Informasi Manajemen secara fisik adalah keseluruhan perangkat dan peralatan fisik yang digunakan untuk menjalankan sistem informasi manajemen. Komponen-komponen tersebut meliputi:

-          Perangkat Keras (Hardware), Perangkat keras ini bisa berupa monitor, printer, cpu, dan yang lainnya yang secara fisik terlihat nyata

-          Perangkat Lunak ( Software) , Software atau perangkat lunak bisa berupa file file yang ada didalam perangkat keras

-          Database, Database disini berupa file yang isinya mengenai data dan program, yang terdata dalam penyimpanan secara fisik

-          Prosedur , Prosedur merupakan komponen fisik yang bisa berupa intruksi ataupun buku panduan

-          Personel (Brainware), Personel mencakup operator, programer, para analis sistem, dan yang lainnya.

5.      Sebutkan komponen teknologi secara garis besar !

Jawab: Teknologi, menurut rumusan kerja sama Pusat Penelitian Perkembangan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi – Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia (PAPIPTEK – LIPI) dengan The Asian and Pasific Centre for Transfer of Technology – Economic and Social Commission for Asia and the Pasific (APCTT-ESCAP) tahun 1987-1988, mengandung empat komponen, yaitu :

a.       Humanware.

Bentuknya berupa pengetahuan, keterampilan, sikap dan perilaku serta semangatnya.

b.      Technoware.

Pada komponen ini, teknologi terkandung pada mesin dan peralatan produksi yang dipakai dalam kehidupan.

c.       Organware.

Teknologi dipersepsikan terkandung dalam kelembagaan, organisasi dan manajemen.

d.      Infoware.

Teknologi terkandung dalam sebuah dokumentasi, seperti pada lembaran paten, rumus, gambar, disket, mikrofilm, buku, dan majalah.

6.      Sebutkan dan jelaskan karakteristik SIM !

Jawab: karakteristik utama SIM antara lain,

-          Beroperasi pada tugas-tugas yang terstruktur, dimana prosedur, pengambilan keputusan, arus informasi, format laporan dsb, sudah terdefinisi.

-          Bertujuan untuk meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya.

-          Menyediakan laporan untuk keperluan pengambilan keputusan

-          Mempermudah akses informasi untuk keperluan manajemen

7.      Jelaskan sistem deterministik dan probabilistik !

Jawab:Sistem Deterministik adalah Sistem yang operasinya dapat diprediksi secara tepat (Contoh: Sistem Komputer)

Sistem Probabilistik adalah Sistem yang tidak dapat diprediksi dengan pasti karena mengandung unsur probabilitas (Contohnya: Sistem Evapotranspirasi, Sistem Serapan Hara, Sistem Fotosintesis)  

8.      Jelaskan sistem tertutup dan sistem terbuka !

Jawab:Sistem Tertutup yaitu Sistem yang tidak berhubungan dengan lingkungan dan tidak dipengaruhi oleh lingkungan (Contohnya:  Sistem Reaksi Kimia dalam Tabung Reaksi yang terisolasi).

Sistem Terbuka yaitu  Sistem yang berhubungan dengan lingkungan dan dipengaruhi oleh lingkungan  (Contohnya: Sistem Tanah, sistem perusahaan dagang.)

9.      Sebutkan sistem informasi manajemen yang mengandung elemen-elemen fisik!

Jawab: Perangkat keras komputer, Perangkat lunak (Perangkat lunak sistem umum, Perangkat lunak terapan umum, program aplikasi) , Database (data yang tersimpan dalam media penyimpanan komputer) , Prosedur dan Petugas Pengoperasian

10.  Sebutkan aplikasi SIM yang anda ketahui ! Dan kegunaannya untuk apa?

Jawab:Beberapa aplikasi SIM yang saya ketahui dan kegunaannya,

-          Sistem Manajemen Akademik

Sistem ini bertujuan untuk menggantikan sistem lama yang telah berjalan menggunakan scanable form. Proses akademik berlangsung mulai dari penerimaan mahasiswa baru hingga kelulusan mahasiswa.

-          Sistem Manajemen Pengetahuan

Sistem ini terdiri dari sejumlah modul aplikasi yang berfungsi untuk mengelola aset pengetahuan (jurnal, buku, perpustakaan, hasil penelitian) secara elektronik.

-          Sistem Informasi Perpustakaan

Digunakan untuk mengelola seluruh kegiatan administrasi dan manajemen perpustakaan, dengan fitur seperti pengelolaan data anggota, pengolahan koleksi perpustakaan, pencetakan bukti transaksi, rekapitulasi.

-          Sistem Manajemen Hubungan Komunitas

Sistem ini terdiri dari: portal Web USU, sistem informasi alumni, dan sistem rekrutmen kerja online.

Makalah HRIS

BAB I

PENDAHULUAN

SEJARAH HRIS

Setiap perusahaan besar pastilah memiliki sistem informasi sumber daya manusia (human resource information system) atau HRIS. Walaupun demikian nampaknya manajemen puncak kurang menekankan HRIS.

Namun, peraturan pemerintah yang bertujuan memastikan persamaan dalam praktek personil perusahaan, mendesak manajemen puncak untuk memberikan perhatian yang layak pada HRIS. Menikmati status yang baru, HRIS mulai bermigrasi dari SI ke SDM, dengan memanfaatkan teknologi computer mikro.

HRIS telah melalui jalan yang panjang pada decade yang lalu, dan banyak eksekutif yang sekarag memandangnya sama berharga dengan system informasi fungsional lain.

Tiap perusahaan memiliki system untuk mengumpulkan dan memelihara data yang menjelaskan sumber daya manusia, mengubah data tersebut menjadi informasi, dan melaporkan informasi itu kepada pemakai. Sistem ini dinamakan sistem manajemen sumber daya manusia (human resource information system) atau HRIS.

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM/HRIS) merupakan sebuah bentuk interseksi/pertemuan ant

ara bidang ilmu manajemen sumber daya manusia (MSDM) dan teknologi informasi. sistem ini menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin yang utamanya mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke dalam aktifitas-aktifitas MSDM seperti dalam hal perencanaan, dan menyusun sistem pemrosesan data dalam serangkaian langkah-langkah yang terstandarisasi dan terangkum dalam aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan/enterprise resource planning (ERP).

Secara keseluruhan sistem ERP bertujuan mengintegrasikan informasi yang diperoleh dari aplikasi-aplikasi yang berbeda ke dalam satu sistem basisdata yang bersifat universal. Keterkaitan dari modul kalkulasi finansial dan modul MSDM melalui satu basisdata yang sama merupakan hal yang sangat penting yang membedakannya dengan bentuk aplikasi lain yang pernah dibuat sebelumnya, menjadikan aplikasi ini lebih fleksibel namun juga lebih kaku dengan aturan-aturannya.

BAB II

PEMBAHASAN

A.       PENGERTIAN HRIS

    HRIS adalah sebuah bentuk interseksi/pertemuan antara bidang ilmu manajemen sumber daya manusia (MSDM) dan teknologi informasi. sistem ini menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin yang utamanya mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke dalam aktivitas-aktivitas MSDM seperti dalam hal perencanaan, dan menyusun sistem pemrosesan data dalam serangkaian langkah-langkah yang terstandarisasi dan terangkum dalam aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan/enterprise resource planning (ERP). Secara keseluruhan sistem ERP bertujuan mengintegrasikan informasi yang diperoleh dari aplikasi-aplikasi yang berbeda ke dalam satu sistem basisdata yang bersifat universal. Keterkaitan dari modul kalkulasi finansial dan modul MSDM melalui satu basis data yang sama merupakan hal yang sangat penting yang membedakannya dengan bentuk aplikasi lain yang pernah dibuat sebelumnya, menjadikan aplikasi ini lebih fleksibel. Namun juga lebih kaku dengan turan-aturannya.

Karakteristik informasi yang dipersiapakan dalam Sistem Informasi Sumberdaya Manusia adalah:

1.      Timely (tepat waktu)

2.      Accurate (akurat)

3.      Concise (ringkas)

4.      Relevant (relevan)

5.      Complete (lengkap)

Manajer dalam suatu perusahaan memerlukan informasi yang memiliki karakteritik di atas dalam rangka mengambil suatu keputusan.

B.     TUJUAN SISTEM INFORMASI HRIS

    Sistem informasi sumber daya manusia mempunyai dua tujuan utama dalam organisasi. Tujuan utama SISDM adalah untuk meningkatkan efisiensi, di mana data karyawan dan aktivitas sumber daya manusia digabungkan menjadi satu. Banyak aktivitas sumber daya manusia lebih efisien dan lebih sedikit pekerjaan tulis menulis dengan adanya otomatisasi, dan tersedianya informasi yang lebih baik. Tujuan kedua SISDM adalah supaya lebih strategis dan berhubungan dengan perencanaan sumber daya manusia. Dengan mempunyai data yang mudah diakses akan membuat perencanaan sumber daya manusia dan pembuatan keputusan manajerial didasarkan lebih banyak pada informasi dari pada mengandalkan persepsi dan institusi manajerial.

C.     KEGUNAAN SISTEM INFORMASI HRIS

    Sistem informasi sumber daya manusia mempunyai kegunaan mendasar yaitu otomatis dari sistem penggajian dan aktivitas tunjangan. Dengan sistem informasi sumber daya manusia, catatan waktu karyawan dimasukan ke dalam sistem, dan pengurangan yang sensuai karyawan lainnya akan tercermin dalam cek gaji akhir. Sebagai hasil dari pengembangan Dan penerapan sistem informasi sumber daya manusia dalam banyak organisasi, beberapa fungsi penggajian telah dialihkan dari bagian akuntansi ke bagian sumber daya manusia. diatas aktivitas dasar ini, banyak aktivitas sumber daya manusia lainnya dapat diuntungkan dengan penggunaan sistem informasi sumber daya manusia.

Fungsi HRIS memiliki empat kegiatan utama yaitu:

1. Perekrutan dan Penerimaan (Recruiting and Hiring).

    SDM membantu menerima pegawai baru ke dalam perusahaan. SDM selalu mengikuti perkembangan terakhir dalam peraturan pemerintah yang mempengaruhi praktek kepegawaian dan menasehati manajemen untuk menentukan kebijakan yang sesuai.

a)      Persiapan

b)      Rekrutmen tenaga kerja / Recruitment

c)      Seleksi tenaga kerja / Selection

d)      Pengembangan dan evaluasi karyawan / Development and evaluation

e)      Memberikan kompensasi dan proteksi pada pegawai / Compensation and protection

f)       Jenjang karir

2. Pendidikan dan Pelatihan

    Selama periode kepegawaian seseorang, SDM dapat mengatur berbagai program pendidikan dan pelatihan yang diperlukan untuk meningkatkan pengetahuan dan keahlian kerja pegawai.

3. Manajemen Data

    SDM menyimpan database yang berhubungan dengan pegawai dan memproses data tersebut untuk memenuhi kebutuhan informasi pemakai.

·         Tahapan Kegiatan Manajemen Data

·         Program data entry

·         Pedoman data entry

·         Penerimaan kuesioner/hasil lab.

·         Pedoman coding (code book)

·         Pedoman editing

·         Editing & coding

·         Entry data (back up)

·         Penyimpanan kuesioner/hasil lab

·         Pedoman clening data

·         Cleaning data

·         Data siap analisis (back up)

4. Penghentian dan Admistrasi Tunjangan.

    Selama seseorang diperkerjakan oleh perusahaan mereka menerima paket tunjangan. Setelah penghentian, SDM mengurus program pensiun perusahaan bagi mantan pegawai yang berhak.

D.     MODEL HRIS

Model HRIS meliputi tiga subsistem input :

• SIA (Sistem Informasi Akuntansi).

Menyediakan data personil yang berkaitan dengan keuangan.

• Penelitian Sumber Daya Manusia.

Berfungsi untuk mengumpulkan data melalui proyek penelitian khusus.

 • Inteligen Sumber Daya Manusia.

Berfungsi mengumpulkan data yang berhubungan dengan sumber daya manusia dari lingkungan perusahaan yang meliputi :

a)      Inteligen Pemerintah

b)      Inteligen Pemasok

c)      Inteligen Serikat Pekerja

d)      Inteligen Masyarakat global

e)      Inteligen masyarakat Keuangan

f)       Inteligen Pesaing

Kemudian dari model subsistem input HRIS dimasukkan ke dalam suatu database yang telah dirancang oleh perusahaan tersebut. Database HRIS bukan hanya data mengenai pegawai tetapi juga mengenai perorangan dan organisasi dilingkungan perusahaan yang mempengaruhi arus personil.

Model HRIS meliputi enam subsistem output yaitu :

·         Subsistem Perencanaan Kerja.

·         Subsistem Perekrutan

·         Subsistem Manajemen Angkatan Kerja.

·         Subsistem Tunjangan.

·         Subsistem Benefit.

·         Subsistem Pelapor Lingkungan.

E.      PENGAPLIKASIAN SISTEM HRIS PADA PERUSAHAAN

    Contoh pengaplikasian HRIS pada perusahaan beras pandan wangi PT. Hasil Bumi Indonesia. Perusahan tersebut bergerak dalam bidang agribisnis terutama beras pandan wangi adapun komoditi-komoditi yang lainya berupa jagung, jahe, kacang tanah, kunyit dan lain sebahainya.

    Sistem informasi SDM yang terdapat didalam perusahaan tersebut sudah cukup baik, hal tersebut dilihat dari Perekrutan dan Penerimaan (Recruiting and Hiring) tenaga kerja untuk bekerja diperusahaan tersebut., yaitu menggunakan tahapan-tahapan didalam penerimaan tenaga kerja.

1.      PERSIAPAN

    PT. Hasil Bumi dalam perekrutan karyawan melakukan perencanaan kebutuhan akan sumber daya manusia dengan menentukan jumlah lowongan pekerjaan yang dibutuhkan dan struktur pekerjaan yang akan ditempati oleh para pelamar pekerja. Hal itu terlihat dengan adanya posisi-posisi pekerjaan yang dibutuhkan oleh perusahaan sebagai berikut :

Kode Jabatan | Jabatan | Bidang Studi (S1)

1. SI | Engineer Sistem Informasi | Informatika

2. NG | Staf Niaga | Teknik Elektro, Ekonomi Manajemen

3. KU | Staf Keuangan | Ekonomi Manajemen

4. AK | Staf Akuntansi | Ekonomi jrs. Akuntansi

5. HM | Staf Humas | Fak. Ilmu Komunikasi, Fisip Komunikasi

Kode Jabatan | Jabatan | Bidang Studi (D3)

1. TSO | Teknisi Sistem Operasi Tenaga Listrik | Teknik Elektro

2. TPD | Teknisi Pengolah Data | Informatika

3. PAS | Pelaksana Administrasi & SDM | Administrasi Niaga, Ekonomi Manajemen, Sekretariat, Informatika

4. PKU | Pelaksana Keuangan | Ekonomi Manajemen

5. PAK | Pelaksana Akuntansi | Ekonomi Akuntansi

2.      REKRUTMEN TENAGA KERJA

    Dalam memenuhi kebutuhan sumberdaya (tenaga kerja) karyawan akan perusahaannya. PT. Hasil Bumi menggambarkan kebutuhan karyawan yang diperlukan dalam perusahaannya yang disertai dengan persyaratan yang harus dipenuhi oleh para calon karyawan. Hal ini terlihat dari keterangan dalam lembaran lowongan kerjanya sebagai berikut :

Persyaratan

1. Umum

o   Batas Usia : S1 : Kelahiran 1980 dan sesudahnya

o   D3 : Kelahiran 1983 dan sesudahnya.

o   Bidang Studi sesuai dengan jabatan yang dilamar.

o   IPK : 2,75 untuk S1/D3 Teknik dan 2,9 untuk S1/D3 non teknik.

o   Sehat jasmani dan rohani untuk melaksanakan tugas pekerjaan di PT PLN (Persero) di seluruh Indonesia.

o   Tidak dipungut biaya apapun untuk mengikuti program rekrutmen/seleksi dan Diklat Prajabatan yang diselenggarakan oleh PT PLN (Persero).

o   Hanya Pelamar yang memenuhi persyaratan yang akan dipanggil untuk mengikuti seleksi/tes yang diselenggarakan dengan sistem gugur.

o   Tidak ada korespondensi berkaitan dengan rekrutmen ini.

o   Keputusan Panitia tidak dapat diganggu gugat.

Seleksi tenaga kerja / Selection

    PT. Hasil Bumi mengunakan tahapan dalam penerimaan tenaga kerjanya yaitu :

Seleksi administrasi.

1) General Aptitude test (GAT).

2) Tes Psikologi dan Diskusi Kelompok.

3) Wawancara.

4) Tes kesehatan.

Pengembangan dan evaluasi karyawan / Development and evaluation

    PT. Hasil Bumi mengadakan pelatihan bagi para calon tenaga kerja yang telah diterima dalam perusahaanya. Hal ini terlihat dalam lembaran lowongan pekerjaannya sebagai berikut :

Pelamar/Peserta seleksi penerimaan yang lulus/memenuhi syarat dalam proses seleksi di atas, akan dipanggil untuk mengikuti Program Pendidikan dan Pelatihan Prajabatan (Diklat Prajab). Selama mengikuti Diklat Prajab status peserta adalah Siswa Diklat Prajabatan dan Diklat Prajabatan dilaksanakan selama + 12 bulan meliputi :

1. Pembinaan Kedisiplinan.

2. Pengenalan Perusahaan.

3. Pembidangan.

4. On The Job training (OJT).

5. Memberikan kompensasi dan proteksi pada pegawai / Compensation and protection

PT. Hasil Bumi mencantumkan upah/gajih yang akan diterima oleh calon pekerja dalam lembaran lowongan pekerjaannya.

3.      JENJANG KARIR

Karena PT. Hasil Bumi merupakan PT milik swasta oleh karena itu jenjang karir ditentukan oleh kinerja para karyawan dalam bekerja dan juga dari prestasi-prestasi kerja karyawan yang telah diraih.

PT. Hasil Bumi juga menerapkan subsistem-subsistem yang terdapat didalam sistem informasi SDM seperti Riset SDM, Intelijen SDM, Manajemen Tenaga Kerja dan pelaporan lingkungan. 

  

BAB III

PENUTUP

KESIMPULAN

    Human Resources Information System (HRIS) adalah program aplikasi komputer yang mengorganisir tatakelola dan tatalaksana manajemen SDM di perusahaan guna mendukung proses pengambilan keputusan atau biasa disebut dengan Decision Support System dengan menyediakan berbagai informasi yang diperlukan. Tujuan utama HRIS adalah untuk meningkatkan efisiensi, di mana data karyawan dan aktivitas sumber daya manusia digabungkan menjadi satu dan mempunyai kegunaan mendasar yaitu otomatis dari sistem penggajian dan aktivitas tunjangan. Sedangkan dalam penerapannya, terdapat model  HRIS yang didalamnya meliputi subsistem input (berupa SIA, Penelitian SDM dan Intelijen SDM), serta Output (berupa Subsistem Perencanaan Kerja, Perekrutan, Manajemen Angkatan Kerja, Tunjangan, Benefit dan Pelapor Lingkungan