BAB I
PENDAHULUAN
SEJARAH HRIS
Setiap perusahaan besar pastilah memiliki
sistem informasi sumber daya manusia (human resource information system) atau
HRIS. Walaupun demikian nampaknya manajemen puncak kurang menekankan HRIS.
Namun, peraturan pemerintah yang bertujuan
memastikan persamaan dalam praktek personil perusahaan, mendesak manajemen
puncak untuk memberikan perhatian yang layak pada HRIS. Menikmati status yang baru,
HRIS mulai bermigrasi dari SI ke SDM, dengan memanfaatkan teknologi computer
mikro.
HRIS telah melalui jalan yang panjang pada
decade yang lalu, dan banyak eksekutif yang sekarag memandangnya sama berharga
dengan system informasi fungsional lain.
Tiap perusahaan memiliki system untuk
mengumpulkan dan memelihara data yang menjelaskan sumber daya manusia, mengubah
data tersebut menjadi informasi, dan melaporkan informasi itu kepada pemakai.
Sistem ini dinamakan sistem manajemen sumber daya manusia (human resource
information system) atau HRIS.
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
(SISDM/HRIS) merupakan sebuah bentuk interseksi/pertemuan ant
ara bidang ilmu manajemen sumber daya
manusia (MSDM) dan teknologi informasi. sistem ini menggabungkan MSDM sebagai
suatu disiplin yang utamanya mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke
dalam aktifitas-aktifitas MSDM seperti dalam hal perencanaan, dan menyusun
sistem pemrosesan data dalam serangkaian langkah-langkah yang terstandarisasi
dan terangkum dalam aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan/enterprise
resource planning (ERP).
Secara keseluruhan sistem ERP bertujuan
mengintegrasikan informasi yang diperoleh dari aplikasi-aplikasi yang berbeda
ke dalam satu sistem basisdata yang bersifat universal. Keterkaitan dari modul
kalkulasi finansial dan modul MSDM melalui satu basisdata yang sama merupakan
hal yang sangat penting yang membedakannya dengan bentuk aplikasi lain yang
pernah dibuat sebelumnya, menjadikan aplikasi ini lebih fleksibel namun juga
lebih kaku dengan aturan-aturannya.
BAB II
PEMBAHASAN
A. PENGERTIAN
HRIS
HRIS adalah sebuah bentuk
interseksi/pertemuan antara bidang ilmu manajemen sumber daya manusia (MSDM)
dan teknologi informasi. sistem ini menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin
yang utamanya mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke dalam
aktivitas-aktivitas MSDM seperti dalam hal perencanaan, dan menyusun sistem
pemrosesan data dalam serangkaian langkah-langkah yang terstandarisasi dan
terangkum dalam aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan/enterprise resource
planning (ERP). Secara keseluruhan sistem ERP bertujuan mengintegrasikan
informasi yang diperoleh dari aplikasi-aplikasi yang berbeda ke dalam satu
sistem basisdata yang bersifat universal. Keterkaitan dari modul kalkulasi
finansial dan modul MSDM melalui satu basis data yang sama merupakan hal yang
sangat penting yang membedakannya dengan bentuk aplikasi lain yang pernah
dibuat sebelumnya, menjadikan aplikasi ini lebih fleksibel. Namun juga lebih
kaku dengan turan-aturannya.
Karakteristik informasi yang
dipersiapakan dalam Sistem Informasi Sumberdaya Manusia adalah:
1. Timely (tepat waktu)
2. Accurate (akurat)
3. Concise (ringkas)
4. Relevant (relevan)
5. Complete (lengkap)
Manajer dalam suatu perusahaan
memerlukan informasi yang memiliki karakteritik di atas dalam rangka mengambil
suatu keputusan.
B. TUJUAN SISTEM INFORMASI HRIS
Sistem informasi sumber daya manusia
mempunyai dua tujuan utama dalam organisasi. Tujuan utama SISDM adalah untuk
meningkatkan efisiensi, di mana data karyawan dan aktivitas sumber daya manusia
digabungkan menjadi satu. Banyak aktivitas sumber daya manusia lebih efisien
dan lebih sedikit pekerjaan tulis menulis dengan adanya otomatisasi, dan
tersedianya informasi yang lebih baik. Tujuan kedua SISDM adalah supaya lebih
strategis dan berhubungan dengan perencanaan sumber daya manusia. Dengan
mempunyai data yang mudah diakses akan membuat perencanaan sumber daya manusia
dan pembuatan keputusan manajerial didasarkan lebih banyak pada informasi dari
pada mengandalkan persepsi dan institusi manajerial.
C. KEGUNAAN SISTEM INFORMASI HRIS
Sistem informasi sumber daya manusia
mempunyai kegunaan mendasar yaitu otomatis dari sistem penggajian dan aktivitas
tunjangan. Dengan sistem informasi sumber daya manusia, catatan waktu karyawan
dimasukan ke dalam sistem, dan pengurangan yang sensuai karyawan lainnya akan
tercermin dalam cek gaji akhir. Sebagai hasil dari pengembangan Dan penerapan
sistem informasi sumber daya manusia dalam banyak organisasi, beberapa fungsi
penggajian telah dialihkan dari bagian akuntansi ke bagian sumber daya manusia.
diatas aktivitas dasar ini, banyak aktivitas sumber daya manusia lainnya dapat
diuntungkan dengan penggunaan sistem informasi sumber daya manusia.
Fungsi HRIS memiliki empat kegiatan
utama yaitu:
1. Perekrutan dan Penerimaan (Recruiting
and Hiring).
SDM membantu menerima pegawai baru ke
dalam perusahaan. SDM selalu mengikuti perkembangan terakhir dalam peraturan
pemerintah yang mempengaruhi praktek kepegawaian dan menasehati manajemen untuk
menentukan kebijakan yang sesuai.
a) Persiapan
b) Rekrutmen tenaga kerja / Recruitment
c) Seleksi tenaga kerja / Selection
d) Pengembangan dan evaluasi karyawan / Development and evaluation
e) Memberikan kompensasi dan proteksi pada pegawai / Compensation
and protection
f) Jenjang karir
2. Pendidikan dan Pelatihan
Selama periode kepegawaian seseorang,
SDM dapat mengatur berbagai program pendidikan dan pelatihan yang diperlukan
untuk meningkatkan pengetahuan dan keahlian kerja pegawai.
3. Manajemen Data
SDM menyimpan database yang
berhubungan dengan pegawai dan memproses data tersebut untuk memenuhi kebutuhan
informasi pemakai.
· Tahapan Kegiatan Manajemen Data
· Program data entry
· Pedoman data entry
· Penerimaan kuesioner/hasil lab.
· Pedoman coding (code book)
· Pedoman editing
· Editing & coding
· Entry data (back up)
· Penyimpanan kuesioner/hasil lab
· Pedoman clening data
· Cleaning data
· Data siap analisis (back up)
4. Penghentian dan Admistrasi Tunjangan.
Selama seseorang diperkerjakan oleh
perusahaan mereka menerima paket tunjangan. Setelah penghentian, SDM mengurus
program pensiun perusahaan bagi mantan pegawai yang berhak.
D. MODEL HRIS
Model HRIS meliputi tiga subsistem input
:
• SIA (Sistem Informasi Akuntansi).
Menyediakan data personil yang berkaitan
dengan keuangan.
• Penelitian Sumber Daya Manusia.
Berfungsi untuk mengumpulkan data
melalui proyek penelitian khusus.
• Inteligen Sumber Daya Manusia.
Berfungsi mengumpulkan data yang
berhubungan dengan sumber daya manusia dari lingkungan perusahaan yang meliputi
:
a) Inteligen Pemerintah
b) Inteligen Pemasok
c) Inteligen Serikat Pekerja
d) Inteligen Masyarakat global
e) Inteligen masyarakat Keuangan
f) Inteligen Pesaing
Kemudian dari model subsistem input HRIS
dimasukkan ke dalam suatu database yang telah dirancang oleh perusahaan
tersebut. Database HRIS bukan hanya data mengenai pegawai tetapi juga mengenai
perorangan dan organisasi dilingkungan perusahaan yang mempengaruhi arus
personil.
Model HRIS meliputi enam subsistem
output yaitu :
· Subsistem Perencanaan Kerja.
· Subsistem Perekrutan
· Subsistem Manajemen Angkatan Kerja.
· Subsistem Tunjangan.
· Subsistem Benefit.
· Subsistem Pelapor Lingkungan.
E. PENGAPLIKASIAN SISTEM HRIS PADA PERUSAHAAN
Contoh pengaplikasian HRIS pada
perusahaan beras pandan wangi PT. Hasil Bumi Indonesia. Perusahan tersebut
bergerak dalam bidang agribisnis terutama beras pandan wangi adapun
komoditi-komoditi yang lainya berupa jagung, jahe, kacang tanah, kunyit dan
lain sebahainya.
Sistem informasi SDM yang terdapat
didalam perusahaan tersebut sudah cukup baik, hal tersebut dilihat dari
Perekrutan dan Penerimaan (Recruiting and Hiring) tenaga kerja untuk bekerja
diperusahaan tersebut., yaitu menggunakan tahapan-tahapan didalam penerimaan
tenaga kerja.
1. PERSIAPAN
PT. Hasil Bumi dalam perekrutan
karyawan melakukan perencanaan kebutuhan akan sumber daya manusia dengan
menentukan jumlah lowongan pekerjaan yang dibutuhkan dan struktur pekerjaan yang
akan ditempati oleh para pelamar pekerja. Hal itu terlihat dengan adanya
posisi-posisi pekerjaan yang dibutuhkan oleh perusahaan sebagai berikut :
Kode Jabatan | Jabatan | Bidang Studi
(S1)
1. SI | Engineer Sistem Informasi |
Informatika
2. NG | Staf Niaga | Teknik Elektro,
Ekonomi Manajemen
3. KU | Staf Keuangan | Ekonomi
Manajemen
4. AK | Staf Akuntansi | Ekonomi jrs.
Akuntansi
5. HM | Staf Humas | Fak. Ilmu
Komunikasi, Fisip Komunikasi
Kode Jabatan | Jabatan | Bidang Studi
(D3)
1. TSO | Teknisi Sistem Operasi Tenaga
Listrik | Teknik Elektro
2. TPD | Teknisi Pengolah Data |
Informatika
3. PAS | Pelaksana Administrasi &
SDM | Administrasi Niaga, Ekonomi Manajemen, Sekretariat, Informatika
4. PKU | Pelaksana Keuangan | Ekonomi
Manajemen
5. PAK | Pelaksana Akuntansi | Ekonomi
Akuntansi
2. REKRUTMEN TENAGA KERJA
Dalam memenuhi kebutuhan sumberdaya
(tenaga kerja) karyawan akan perusahaannya. PT. Hasil Bumi menggambarkan
kebutuhan karyawan yang diperlukan dalam perusahaannya yang disertai dengan
persyaratan yang harus dipenuhi oleh para calon karyawan. Hal ini terlihat dari
keterangan dalam lembaran lowongan kerjanya sebagai berikut :
Persyaratan
1. Umum
o Batas Usia : S1 : Kelahiran 1980 dan sesudahnya
o D3 : Kelahiran 1983 dan sesudahnya.
o Bidang Studi sesuai dengan jabatan yang dilamar.
o IPK : 2,75 untuk S1/D3 Teknik dan 2,9 untuk S1/D3 non teknik.
o Sehat jasmani dan rohani untuk melaksanakan tugas pekerjaan di
PT PLN (Persero) di seluruh Indonesia.
o Tidak dipungut biaya apapun untuk mengikuti program
rekrutmen/seleksi dan Diklat Prajabatan yang diselenggarakan oleh PT PLN
(Persero).
o Hanya Pelamar yang memenuhi persyaratan yang akan dipanggil
untuk mengikuti seleksi/tes yang diselenggarakan dengan sistem gugur.
o Tidak ada korespondensi berkaitan dengan rekrutmen ini.
o Keputusan Panitia tidak dapat diganggu gugat.
Seleksi tenaga kerja / Selection
PT. Hasil Bumi mengunakan tahapan
dalam penerimaan tenaga kerjanya yaitu :
Seleksi administrasi.
1) General Aptitude test (GAT).
2) Tes Psikologi dan Diskusi Kelompok.
3) Wawancara.
4) Tes kesehatan.
Pengembangan dan evaluasi karyawan /
Development and evaluation
PT. Hasil Bumi mengadakan pelatihan
bagi para calon tenaga kerja yang telah diterima dalam perusahaanya. Hal ini
terlihat dalam lembaran lowongan pekerjaannya sebagai berikut :
Pelamar/Peserta seleksi penerimaan yang
lulus/memenuhi syarat dalam proses seleksi di atas, akan dipanggil untuk
mengikuti Program Pendidikan dan Pelatihan Prajabatan (Diklat Prajab). Selama
mengikuti Diklat Prajab status peserta adalah Siswa Diklat Prajabatan dan
Diklat Prajabatan dilaksanakan selama + 12 bulan meliputi :
1. Pembinaan Kedisiplinan.
2. Pengenalan Perusahaan.
3. Pembidangan.
4. On The Job training (OJT).
5. Memberikan kompensasi dan proteksi
pada pegawai / Compensation and protection
PT. Hasil Bumi mencantumkan upah/gajih
yang akan diterima oleh calon pekerja dalam lembaran lowongan pekerjaannya.
3. JENJANG KARIR
Karena PT. Hasil Bumi merupakan PT milik
swasta oleh karena itu jenjang karir ditentukan oleh kinerja para karyawan
dalam bekerja dan juga dari prestasi-prestasi kerja karyawan yang telah diraih.
PT. Hasil Bumi juga menerapkan
subsistem-subsistem yang terdapat didalam sistem informasi SDM seperti Riset
SDM, Intelijen SDM, Manajemen Tenaga Kerja dan pelaporan lingkungan.
BAB III
PENUTUP
KESIMPULAN
Human Resources Information System
(HRIS) adalah program aplikasi komputer yang mengorganisir tatakelola dan
tatalaksana manajemen SDM di perusahaan guna mendukung proses pengambilan
keputusan atau biasa disebut dengan Decision Support System dengan menyediakan
berbagai informasi yang diperlukan. Tujuan utama HRIS adalah untuk meningkatkan
efisiensi, di mana data karyawan dan aktivitas sumber daya manusia digabungkan
menjadi satu dan mempunyai kegunaan mendasar yaitu otomatis dari sistem
penggajian dan aktivitas tunjangan. Sedangkan dalam penerapannya, terdapat
model HRIS yang didalamnya
meliputi subsistem input (berupa SIA, Penelitian SDM dan Intelijen SDM), serta
Output (berupa Subsistem Perencanaan Kerja, Perekrutan, Manajemen Angkatan
Kerja, Tunjangan, Benefit dan Pelapor Lingkungan
Tidak ada komentar:
Posting Komentar